a) Sächsisches Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie

Pillnitzer Platz 3

01326 Dresden

PF: 54 01 37, PLZ: 01311

Tel.-Nr.: (0351) 2612 1318, Fax: 0351 2612 1399

E-Mail: uta.neumann@smul.sachsen.de

b) Öffentliche Ausschreibung VOL/A

c) Schriftform

d) Ausführungsort: Sächsisches Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie, Abteilung Geologie, Halsbrücker Straße 31 a, 09599 Freiberg, Art und Umfang der Leistung: 1.1 Ausgangssituation: Im geologischen Archiv des LfULG werden zahlreiche geologische Dokumentationen verwahrt und entsprechend rechtlicher Normen verfügbar gemacht. Diese Verfügbarmachung schließt sowohl digitale Nachweisdaten (Metadaten) als auch zunehmend die Dokumente selbst in digitaler Form ein. Für die Verfügbarmachung sind sog. Schutzklassen (bereits in Verwendung) für die Dokumente entsprechend deren Vertraulichkeitsgrades zu berücksichtigen. Als Katalogsystem für das geologische Archiv wird derzeit die Software aDis der Fa. aStec im Verbund des Geschäftsbereichs des SMUL eingesetzt. Mit diesem Katalogsystem werden mehrere Aufgaben erfüllt, insbesondere die Erfassung und Recherche von Nachweisdaten geologischer Dokumentationen sowie die Erfassung von Metadaten für zugehörige digitale Dokumente und Bilddaten (z.B. Karten). Die Nutzung der Daten erfolgt über das Intranet des LfULG; die künftige Anzeige/Recherche von nicht vertraulichen Daten über das Internet ist vorgesehen. Die Nutzung des Katalogsystems ist auch für das interministeriell (SMWA, SMUL) ins Leben gerufene und abgestimmte Projekt ROHSA3 in den kommenden ca. 10 Jahren von großer Bedeutung: In diesem Projekt sind zahlreiche geologische Dokumentationen (ca. 1000 lfd. Aktenmeter) einzuscannen und nachfolgend digital verfügbar zu machen. 1.2 Zielsetzung: Ziel des Projektes ist es, eine Empfehlung für ein das künftig im geologischen Archiv einzusetzende Softwaresystem auf der Grundlage der durchzuführenden Analyse - verfügbarer Software-Produkte, - der Nutzungsanforderungen, - der Dokumentdigitalisierung und unter Berücksichtigung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen im LfULG zu erarbeiten. Diese Rahmenbedingungen sind zum Teil in Anlage 2 aufgeführt. Weitere Rahmenbedingungen sind im Interview mit den Bearbeitern des Referats Geoarchive/Geoinformation des LfULG zu ermitteln. Die Empfehlung muss dabei ggf. auch die Migration des vorhandenen Datenbestands und dessen Verfügbarmachung im künftigen System berücksichtigen. Hierfür erforderliche Ressourcen sind im Projekt zu ermitteln und zu dokumentieren. Hinsichtlich der Nutzungsanforderungen sind insbesondere die Katalogführung, Recherche und Nutzung der Dokumente zu berücksichtigen. Nach Hinweisen der Sächsischen Landesbibliothek - Staats- und Universitätsbibliothek Dresden (SLUB) soll das künftig im LfULG einzusetzende System das für Archivzwecke als Standard gesetzte Dateiformat "TIF-unkomprimiert" unterstützen. Die in den "DFG-Praxisregeln 'Digitalisierung'" (http://www.dfg.de/formulare/12_151/12_151_de.pdf) gegebenen Empfehlungen sind zu beachten. Weitere Detailanforderungen sind im Projekt zu eruieren und zu dokumentieren. 2 Anforderungen: Die zu erarbeitende Empfehlung muss folgenden Anforderungen genügen: 1. Das zu empfehlende System soll unter den technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen des LfULG die Erfüllung der Arbeitsaufgaben der Katalogisierung, Recherche, Verwaltung von Retrodigitalisierungsprozessen und die nutzerfreundlichen Präsentation von digital vorliegenden Dokumentationen des geologischen Archivs sowie deren Metadaten optimal unterstützen. 2. Die zu erarbeitende Empfehlung soll auf der Analyse einschlägig verfügbarer Software-Produkte im Hinblick auf die o.g. Aufgaben und Rahmenbedingungen basieren. 2.1 Übersicht über zu erbringende Teilleistungen: 1. Durchführung und Dokumentation von Ist-Stands-Analysen, 2. Recherche und Vergleich verfügbarer Software (open source und kommerziell) für die Realisierung der im geol. Archiv zu erfüllenden Aufgaben, 3. Erarbeitung einer Empfehlung für das künftig im geologischen Archiv für Katalogisierung und Digitalisierung einzusetzende System, ggf. für den entsprechenden Systemwechsel, die Datenhaltung und Datenmigration. 2.2 Fachliche Anforderungen: 1. Durchführung und Dokumentation folgender Ist-Stands-Analysen:

- Arbeitsabläufe bei der Erfassung/Katalogisierung und Bearbeitung von Nachweisdaten und zugehörigen Dokumentdaten im geolog. Archiv, - Arbeitsabläufe im Rahmen der Retrodigitalisierung von Dokumentationen des geologischen Archivs, - Anforderungen bzgl. Recherche, Verfügbarmachung/Präsentation, Austausch von Nachweisdaten und digitalen Dokumentdaten ("digitale Dokumente") durch die verschiedenen Nutzergruppen innerhalb und außerhalb des LfULG ("use cases"), - Langzeit-Anforderungen an digitalisierte Dokumentdaten, - Abschätzung/Berücksichtigung künftiger Anforderungen bzw. Änderung technologischer Rahmenbedingungen, 2. Recherche und Vergleich verfügbarer Software für die Realisierung der Aufgaben: - Erfassung/Katalogisierung und Bearbeitung von Nachweisdaten und zugehörigen Dokumentdaten im geolog. Archiv, - Recherche, Anzeige/Präsentation von Nachweis- und digitalen Dokumentdaten inkl. Volltextsuche in Dokumenten unter Berücksichtigung von Schutzklassen (entsprechend Zugehörigkeit zur Nutzergruppe begrenzter Zugang zu Nachweis- und digitalen Dokumentdaten), - Datenimport, Datenexport/Datenauszug, - Möglichkeiten für Langzeitarchivierung, - Retrodigitalisierung von Dokumentendaten inkl. Prozesssteuerung. Zu berücksichtigen sind bei diesen Analysen unter anderem auch folgende Software-Pakete: - aDis (Firma aStec), - GOOBI (Entwicklungsverbund unter Beteiligung der Sächsischen Landesbibliothek - Staats- und Universitätsbibliothek Dresden SLUB), - Visual library (Fa. semantics), - Adlib (Fa. Adlib Information Systems GmbH), - Bei anderen geologischen Diensten für vergleichbare Aufgaben eingesetzte Software, welche im Projekt zu eruieren ist. 3. Erarbeitung einer Empfehlung für das künftig im geologischen Archiv für Katalogisierung und Digitalisierung einzusetzende System. Als Entscheidungskriterien sind u.a. heranzuziehen: - Stabilität/Zuverlässigkeit beim Betrieb, - Programmmerkmale zur Sicherung eines qualitätsgesicherten und konsistenten Datenbestands, - Schnittstellen, Unterstützung von Austauschformaten; Möglichkeiten zur Übernahme des vorhandenen (aDis-) Datenbestands, darunter auch Schnittstelle(n) zum Metainformationssystem terraCatalog (zu Metadatenübergabe und Datenabgleich), - Nutzerunterstützung und Möglichkeiten für Programmanpassungen/erweiterungen: zeitnah, flexibel, - Für Anschaffung und Betrieb notwendige Ressourcen: technisch, personell, finanziell, - Falls Systemwechsel: - Realisierungsmöglichkeiten, Zeit- und Kostenrahmen, - Konzept für Altdatenmigration

h) Vergabeunterlagen sind bei folgender Anschrift erhältlich: Sächsisches Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie, Zentrale Vergabestelle, Pillnitzer Platz 3, 01326 Dresden, PF: 54 01 37, PLZ: 01311, Tel.-Nr.: (0351) 2612 1318, Fax: 0351 2612 1399, Email: uta.neumann@smul.sachsen.de; Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen eingesehen werden können: Sächsisches Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie, Zentrale Vergabestelle, Pillnitzer Platz 3, 01326 Dresden, PF: 54 01 37, PLZ: 01311, Tel.-Nr.: (0351) 2612 1318, Fax: 0351 2612 1399, Email: uta.neumann@smul.sachsen.de

i) Angebotsfrist: 04.03.2014, 14:00 Uhr; Bindefrist: 17.04.2014

l) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - vollständig ausgefülltes Formular Angebot, - Angaben über den Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, - Kurzvorstellung des Unternehmens, insbesondere Angabe der Mitarbeiterzahl in den letzten drei Jahren gegliedert nach Berufsgruppen; Beginn der Geschäftstätigkeit im ausgeschriebenen Aufgabenfeld; Fachliche und technische Leistungsfähigkeit: - Angabe von Referenzprojekten zu Digitalisierungs- und Katalogsystemen sowie Anzahl vergleichbarer Leistungen in den letzten drei Jahren unter Angabe von Ansprechpartnern/deren Telefonnummer, - Namentliche Angabe, Standort und Qualifikation der für die Leistung vorgesehenen Mitarbeiter, - Erklärung umfassender Kenntnisse über: - Fachgebiet Digitalisier- und Katalogsysteme, - Fachgebiet Geologie, - Softwareengineering, - Projektmanagement, - Datenmigration, - Prozessanalyse

n) - Methodisches Vorgehen, - Prozessmodellierung, - Projektmanagement/Qualitätssicherung. Das Angebot muss unter Anderem auch den Nachweis erbringen, dass bei Ausfall einzelner Mitarbeiter die terminlichen Vorgaben der Projektrealisierung erfüllt werden können. - Preis