1. Postbeamtenkrankenkasse
Maybachstr. 54-56
70469 Stuttgart

1.1 Postbeamtenkrankenkasse 

E-Mail: mailto:einkauf@pbeakk.de 

2. Verfahren

2.1 Verfahren Titel: Personalmanagement Software 2.0 Beschreibung: Personalmanagement Software als Cloudleistung Kennung des Verfahrens: 7de90245-1bef-47b2-9629-ecdeab5f5546 Interne Kennung: U2-05/09/2025 Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Lieferungen Haupteinstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

2.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Nauheimer Straße 98 Stadt: Stuttgart Postleitzahl: 70372 Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111) Land: Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YDWMRQ2# Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen

5. Los

5.1 Los: LOT-0001 Titel: Personalmanagement Software 2.0 Beschreibung: - Die AG beabsichtigt die Beschaffung und Einführung einer cloudbasierten Personalmanagement-Software (SaaS), welche die bestehenden Personalprozesse modernisieren, vereinheitlichen und technisch ablösen soll. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Funktionen zur Personalverwaltung, digitalen Personalakte, Recruiting, Mitarbeitergespräche, Self-Services, Workflowmanagement, Payroll sowie optional ergänzende Module wie Talentmanagement oder Reporting. Neben dem Betrieb einer geeigneten Softwarelösung sollen ebenfalls die hierzu erforderlichen Implementierungs-, Migrations-, Schulungs- und Unterstützungsleistungen vergeben werden. Interne Kennung: U2-05/09/2025

5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Lieferungen Haupteinstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Nauheimer Straße 98 Stadt: Stuttgart Postleitzahl: 70372 Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111) Land: Deutschland

5.1.3 Geschätzte Dauer Laufzeit: 36 Monate

5.1.4 Verlängerung Maximale Verlängerungen: 3 Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Leistungsdauer kann um jeweils 12 Monate mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende verlängert werden.

5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung: Bestätigung der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes des Unternehmenssitzes gemäß Vergabeunterlagen Anlage 1, Ziffer 4 (Teilnahmeformblatt) Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen Beschreibung: Die Bewerber werden aufgefordert, drei Referenzprojekte einzureichen, die hinsichtlich Umfangs, Art und Komplexität den Leistungen des vorliegenden Vergabeverfahrens vergleichbar sind. Werden mehr als drei Referenzprojekte eingereicht, werden die ersten drei entsprechend der Reihenfolge im Originalantrag gewertet. Für jede Referenz sind mindestens folgende Angaben verpflichtend: (1) Der Projektumfang bezüglich der Ausgangslage bzw. des Ziels des Kunden oder besonderen Herausforderungen, dem Projektvorgehen, der Anzahl der implementierten Module, sowie der Implementierungstiefe (bspw. Standardkonfigurationen, Customizing, Schnittstellen, Datenmigration, Schulungen, Changemanagement oder Hypercare). Zusätzlich sollte hier die Projektlaufzeit, die Größe des Nutzerkreises, sowie die erzielten Ergebnisse und Mehrwerte angegeben werden. (2) Die Rolle im Projekt (bspw. Lead-Anbieter, Co-Lead oder Sub-Unternehmer) (3) Angaben zum Kunden, insbesondere die Branche und Unternehmensgröße (bspw. Umsatz oder Mitarbeiterzahl) (4) Das technische Umfeld, insbesondere die eingesetzte Technologie Die Darstellung der Referenzprojekte sollte maximal zwei Seiten DIN A4 je Referenz nicht überschreiten und hat unter Nutzung des Formulars Referenzblatt Personalmanagement Software 2.0 (Anlage 3) zu erfolgen. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60 Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Die Bewerber werden gebeten, eine Beschreibung ihres Unternehmens einzureichen, welche die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit anhand der nachfolgenden Punkte nachvollziehbar darstellt: - Kurze Darstellung der Unternehmenshistorie sowie Beschreibung des organisatorischen Aufbaus und relevanter Geschäftsbereiche. - Aktuelle Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter im Unternehmen. - Aktuelle Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter im Unternehmen im projektrelevanten Leistungsbereich (HR-IT-Dienstleistungen). - Aktuelle Anzahl der Beschäftigen des Herstellers der SaaS-Lösung im gesamten Unternehmen - Durchschnittlicher Jahresumsatz der vergangenen drei Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) des gesamten Unternehmens. (Sollte ein Leistungserbringer noch nicht drei volle Geschäftsjahre bestehen, sind die Umsatzzahlen seit Unternehmensgründung einzureichen) - Durchschnittlicher Jahresumsatz der vergangenen drei Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) im projektrelevanten Leistungsbereich (HR/IT-Dienstleistungen). (Sollte ein Leistungserbringer noch nicht drei volle Geschäftsjahre bestehen, sind die Umsatzzahlen seit Unternehmensgründung einzureichen) - Durchschnittlicher Jahresumsatz des Herstellers der SaaS-Lösung der vergangenen drei Jahren (2022, 2023, 2024) im relevanten Leistungsbereich (HR-SaaS-Lösung) Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40 Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten Beschreibung: Die Bewerber werden gebeten, Nachweise für die Zertifizierung nach DIN EN ISO 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem) oder gleichwertig und DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder gleichwertig mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte, genau): 2 Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens: Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3 Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 6 Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Leistung Beschreibung: Leistung Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00 Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preis Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00

5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 16/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWMRQ2/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWMRQ2

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Verfahrensbedingungen: Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 05/02/2026 Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWMRQ2 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 22/01/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: siehe Ziffer C.3. der Aufforderung zur Teilnahme Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Die Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft muss im Auftragsfall eine Rechtsform annehmen, bei der eine gesamtschuldnerische Haftung der einzelnen Bewerber- bzw. Bietergemeinschaftsmitglieder für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten besteht.

5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Ziff. 4 GWB). Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Postbeamtenkrankenkasse Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Postbeamtenkrankenkasse

8. Organisationen

8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Postbeamtenkrankenkasse Registrierungsnummer: 992-80031-57 Postanschrift: Nauheimer Straße 98 Stadt: Stuttgart Postleitzahl: 70372 Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111) Land: Deutschland E-Mail: einkauf@pbeakk.de Telefon: +49 71134652996 Internetadresse: www.pbeakk.de Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes Registrierungsnummer: 022894990 Postanschrift: Villemombler Str. 76 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53123 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Telefon: +49 2289499-0 Fax: +49 2289499-163 Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender

10. Änderung Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 18f09a19-1f57-46f9-9196-3ba5fdf62022-01 Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen Beschreibung: Es erfolgt eine Fristverlängerung um eine Woche für die Einreichung der Teilnahmeanträge.

10.1 Änderung Abschnittskennung: PROCEDURE Beschreibung der Änderungen: Neue Teilnahmefrist: 22.01.2026 Neue Fragenfrist: 16.01.2026 Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe: 05.02.2026

11. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 637ffbe4-86ab-4237-9d92-bda18dbce8ae - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/01/2026 14:02:12 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 16163-2026 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 7/2026 Datum der Veröffentlichung: 12/01/2026