1. Stadt Köln Dezernat Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen l Zentrales Vergabeamt
Stadthaus Deutz, Willy-Brandt-Platz 3
50679 Köln

1.1 Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
 

E-Mail: mailto:Submissionsdienst-Vergabe@stadt-koeln.de 

2. Verfahren

2.1 Verfahren
Titel: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)
Beschreibung: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern
Kennung des Verfahrens: ab7244a9-b1c3-4c35-938b-7ef30646622b
Interne Kennung: 2026-0003-267-1
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1 Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212421 Entwicklung von Software für das Facility Management

2.1.2 Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50679
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132) muss aufgrund einer Vorgabe der Europäischen Union ein Datum eingetragen werden. Es dient ausschließlich als Information über den Angebotsöffnungstermin.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Zahlungsunfähigkeit:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:

5. Los

5.1 Los: LOT-0000
Titel: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)
Beschreibung: Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern Computer Aided Facility Management ist eine softwaregestützte Lösung zur effizienten Verwaltung, Instandhaltung und Optimierung von Gebäuden, Anlagen und Ressourcen.
Interne Kennung: LOT-0000

5.1.1 Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212421 Entwicklung von Software für das Facility Management

5.1.2 Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50679
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland

5.1.3 Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 13/04/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2031

5.1.6 Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Den veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k zu entnehmen. Diese Eigenerklärung ist zwingend sowie vollständig ausgefüllt und unterschrieben mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums:
- Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage C_Sicherheitseinstellungen__ab_W21H2.docx
- Nachweis, ob die angebotene Software mit den aufgelisteten Softwareprodukten (gemäß Anlage_C_Mindestanforderungen Software_v4) betrieben werden kann
- Angabe, ob die angebotene Software mit den aufgelisteten Hardwareprodukten (gemäß Anlage_C_mobile_Endgeräte.docx) betrieben werden kann
Mindestanforderung: Kompatibel mit nachfolgenden Geräten:
• Apple iPhone 16 E und Nachfolger (derzeit aktuell Apple iPhone 17, 17 Air beziehungsweise 17 Pro)
• Apple iPad Air 10. Generation / iPad Pro (ab M1-Chip)
• Google Pixel ab 9a (a-Serie) und Nachfolger
- Angabe, ob und wie die Anforderungen gemäß des Dokuments Anlage_C_Anlage_DMS.docx erfüllt
Mindestanforderungen:
- Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Dokumente in das Dokumentemanagementsystem überführt werden
- Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass er bereits die Anbindung von DOXIS4 der Firma SER erfolgreich durchgeführt hat oder im Rahmen des Einführungsprojektes diese Schnittstelle erstellen wird. Sofern bereits eine Anbindung von DOXIS4 durchgeführt wurde, muss eine Erläuterung hinzugefügt werden, wie diese Anbindung erfolgt ist
- Eine der folgenden technischen Schnittstellen zur Anbindung muss erfüllt werden:
• Einbindung der API des Herstellers SER in das Fachverfahren
• Webservice (siehe oben genannte Beschreibung)
• Content Management Interoperability Services (CMIS)
- Angabe ob und wie die angebotene Software die aufgelisteten Anforderungen gemäß des Dokuments Anlage_C_2024-04-29_Anlage_GIS_Anmerkungen erfüllt
Mindestanforderungen:
• Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Daten mit räumlichen Bezug in der Geodateninfrastruktur (GDI) der Stadt Köln verarbeitet werden können.
• Das genutzte Koordinatenbezugssystem ist das EPSG 25832 oder alternativ das EPSG 4326.
• Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass seine Anwendung Geo-Daten in mindestens einem der genannten Formate austauschen kann oder, dass diese Schnittstelle im Rahmen des Einführungsprojektes erstellt wird. Sofern bereits eine solche Schnittstelle besteht, muss eine technische Erläuterung bezüglich der nutzbaren Formate (Input/Output) dem Angebot beigefügt werden. Für die durch die Anwendung bereitgestellten Geo-Services wird ein Datenfluss-Diagramm sowie eine technische Spezifikation der gegebenenfalls zu betreibenden Serverkomponenten beigefügt. Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen über mindestens zwei vergleichbare, davon mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit Ansprechpartner (Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Projekt-/Vertragsbezeichnung, Laufzeit
Mindestanforderungen: Die Projektreferenz ist vergleichbar, wenn der Bieter auf Basis von Kundenanforderungen eine funktionsfähige Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)-Anwendung erstellt und angepasst hat, und diese sich auch dort seit mindestens einem Jahr im Einsatz befindet und wenn es sich beim Auftraggeber um eine Kommune mit mindestens 400.000 Einwohner*innen handelt beziehungsweise um einen Landkreis der Größenklasse 1 mit mehr als 250.000 Einwohner*innen. Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Auswahlkriteriums:
- Benennung der verantwortlichen Personen beim Bieter für die kaufmännische Abwicklung und die technischen Belange mit sämtlichen Kontaktdaten. Die genannten Personen müssen in der Lage und befugt sein, im Zusammenhang mit der Auswertung des Angebotes eventuell auftretende Fragen verbindlich zu beantworten
- Formlose Erklärung, dass beim Bieter mindestens eine qualifizierte, festangestellte Projektleitung für den Anpassungsbetrieb zur Verfügung steht und deren Vertretung sichergestellt ist
- Formlose Erklärung, dass der Bieter die Projektdaten in einer vom Kunden vorgegeben Struktur übermittelt, so dass dieser sie in das eigene Projektmanagement Tool cProject (auf Basis von OpenProject) einspielen kann. Dies ermöglicht insbesondere die transparente Terminverfolgung durch den Kunden. Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Auswahlkriteriums:
- Angabe zum Erbringungsort gemäß Anlage Anlage_C_Anlage_C_Eigenerklärung_zum_Erbringungsort_i.r.d._avv_Anlage_2_CAFM Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis des Bestehens einer Umwelthaftpflichtversicherung sowie Betriebshaftpflichtversicherung für Unternehmen der Soft- und Hardwarebranche. Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche und unbedingte Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern der Vergabestelle abzuschließen.
Mindestsummen:
- Betriebshaftpflicht Pauschal für Personen- und Sachschäden sowie in der Umwelthaftpflicht mitversicherte Vermögensschäden: 5 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr
- Vermögensschäden aus der beruflichen Tätigkeit: 750.000,- EUR 3-fach maximiert pro Jahr
- Umwelthaftpflichtversicherung Versicherungssummen: Personen- und Sachschäden analog der Betriebshaftpflicht
- Umweltschadensversicherung (Basisdeckung) Versicherungssumme: 3 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr
Der Nachweis des Bestehens einer solchen Betriebshaftpflichtversicherung darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht. Der Auftragnehmer reicht eine schriftliche Erklärung ein, dass er diesen Versicherungsschutz bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages beziehungsweise bis zum Laufzeitende des Systemservice aufrechterhält. Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig.

5.1.10 Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Wertungsmatrix
Beschreibung: gemäß Lastenheft
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30

5.1.11 Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19bbbdd8b00-77ce9aa2ca548ec9

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Adresse für die Einreichung: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 13/04/2026 14:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 3 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: -
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15 Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

8. Organisationen

8.1 ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Registrierungsnummer: 07999
Postanschrift: Stadthaus Deutz - Ostgebäude, Willy-Brandt-Platz 3
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50679
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: Submissionsdienst-Vergabe@stadt-koeln.de
Telefon: +49 22122124789
Fax: +49 22122123011
Internetadresse: https://www.stadt-koeln.de
Profil des Erwerbers: https://www.stadt-koeln.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 221147-2120
Fax: +49 221147-2889
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender

10. Änderung
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 68a474c0-fd18-4d78-8cf6-684b1f2f6ed7-01
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Beschreibung: 2. Verschiebung Submissionstermin

10.1 Änderung
Abschnittskennung: LOT-0000

11. Informationen zur Bekanntmachung
  Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 1a5c41c0-a855-4248-ba2e-df1bf22f5f50 - 01
  Formulartyp: Wettbewerb
  Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
  Unterart der Bekanntmachung: 16
  Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/03/2026 09:26:56 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
  Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
  Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 204814-2026
  ABl. S – Nummer der Ausgabe: 59/2026
  Datum der Veröffentlichung: 25/03/2026       Bitte beachten Sie, dass Links und E-Mail-Adressen in ``-Tags eingefügt wurden, um sie klickbar zu machen. Die Struktur wurde so beibehalten, dass sie den Anforderungen entspricht.