1.1 European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)

Robert-Schuman-Platz 3

53175 Bonn

E-Mail: procurement@ecmwf.int

2. Verfahren

2.1 Verfahren Titel: SEWA_01 Provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa Beschreibung: ECMWF, as an entrusted entity for the implementation of the European Union’s Africa – EU Space partnership programme - Space for Early Warning in Africa (AESPP-SEWA), invites Tenders for the provision of a study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa. This ITT covers the provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast (IbF) initiatives across Africa. The scoping study is an essential precursor to the four regional IbF pilot demonstrators, focusing on West Africa, East Africa, Central Africa and Southern Africa. The study shall identify existing initiatives, user needs, gaps and priorities to ensure a coherent and complementary approach to capacity building and service development across Africa as a continent, the four sub-Saharan regions and the Indian Ocean Islands. Further details are contained within the Volume II document of the ITT. Kindly note that an extension to the deadline for receipt of tenders is not anticipated and any such requests for an extension should be entirely avoided. Kennung des Verfahrens: 2768845a-aa91-405b-a915-94f93d26368e Interne Kennung: SEWA_01 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 73000000 Forschungs- und Entwicklungsdienste und zugehörige Beratung

2.1.2 Erfüllungsort Beliebiger Ort Zusätzliche Informationen: Service shall be performed on Contractor's premises, located either in the ECMWF Member States or in a country or territory in accordance with Article 28 of NDICI Regulation. (Regulation (EU) 2021/947 of the European Parliament and of the Council of 9 June 2021 establishing the Neighbourhood, Development and International Cooperation Instrument – Global Europe, amending and repealing Decision No 466/2014/EU of the European Parliament and of the Council and repealing Regulation (EU) 2017/1601 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (EC, Euratom) No 480/2009, OJ L 209, 14.6.2021, p. 1–78, ELI: data.europa.eu/eli/reg/2021/947/oj) and Volume I of the Invitation to Tender documents.

2.1.3 Wert Geschätzter Wert ohne MwSt.: 450 000,00 EUR

2.1.4 Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: The procurement for the contract will be conducted in accordance with ECMWF's procedures as set out in Invitation to Tender documents, which will be available on ECMWF's eProcurement Portal (http://procurement.ecmwf.int/) and no other procedures will apply. In submitting this notice ECMWF does not waive the privileges and immunities granted to it by virtue of its status as an intergovernmental organisation or submit itself to any jurisdiction. Tenders must be submitted using ECMWF's eProcurement Portal. Hard copy (paper) submissions will not be accepted. Due to the need to include performance and compliance obligations in the contract, ECMWF will contract only with a single legal person or entity which is competent to undertake and commit to these obligations. ECMWF recognises that some bids will involve a number of organisations which may wish to work together to deliver the contract requirements. In such cases, these organisations must identify a lead contractor who will sign the contract with ECMWF and who will be responsible for putting in place legal arrangements to ensure that it can guarantee that all other organisations will also meet the contract obligations. ECMWF will not enter into multiple contracts with individual members of consortia or groups of service providers. Eligibility: Refer to Section 3.2 of Volume I of the ITT documents. Rechtsgrundlage: Andere

2.1.6 Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen

5. Los

5.1 Los: LOT-0001 Titel: SEWA_01 Provision of a scoping study to assess the current landscape of early warning and Impact-based Forecast initiatives across Africa Beschreibung: The successful tenderer shall deliver a comprehensive scoping study. The study shall map the landscape of existing weather and climate-related early warning initiatives, collect user requirements, assess hazard priorities, and propose an action plan for regional Impact-based Forecasting (IbF) pilots. The study will also reflect on sustainability, ownership, and lessons learned from previous scoping study initiatives. The contractor is required to deliver the following components: Work Package 0 (WP0): Management and coordination Work Package 1 (WP1): Literature review and mapping of existing initiatives, data and interfaces Work Package 2 (WP2): Stakeholder engagement and user requirements Work Package 3 (WP3): Hazard landscape assessment Work Package 4 (WP4): Reflection on sustainability, ownership, and lessons from past initiatives Work Package 5 (WP5): Action plan for regional pilots Interne Kennung: SEWA_01

5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 73000000 Forschungs- und Entwicklungsdienste und zugehörige Beratung

5.1.2 Erfüllungsort Beliebiger Ort Zusätzliche Informationen: Service shall be performed on Contractor's premises, located either in the ECMWF Member States or in a country or territory in accordance with Article 28 of NDICI Regulation. (Regulation (EU) 2021/947 of the European Parliament and of the Council of 9 June 2021 establishing the Neighbourhood, Development and International Cooperation Instrument – Global Europe, amending and repealing Decision No 466/2014/EU of the European Parliament and of the Council and repealing Regulation (EU) 2017/1601 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (EC, Euratom) No 480/2009, OJ L 209, 14.6.2021, p. 1–78, ELI: data.europa.eu/eli/reg/2021/947/oj) and Volume I of the Invitation to Tender documents.

5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/10/2025 Laufzeit: 6 Monate

5.1.5 Wert Geschätzter Wert ohne MwSt.: 450 000,00 EUR

5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert Angaben zu Mitteln der Europäischen Union EU-Mittel — Programm: Instrument für Nachbarschaft, Entwicklungszusammenarbeit und internationale Zusammenarbeit (NDICI) (2021/2027) Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja

5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Auftragsunterlagen

5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Tenderer’s Financial & Legal Organisation Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 5,00 Kriterium: Art: Preis Beschreibung: Price Structure and Viability Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00 Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Methodology and Approach Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 25,00 Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Team Expertise and Experience Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00 Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Understanding of the Context Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00 Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Project Management and Coordination Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00 Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Quality Assurance and Risk Management Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 10,00

5.1.11 Auftragsunterlagen Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate nicht allgemein verfügbar Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 16/07/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Informationen über zugangsbeschränkte Dokumente einsehbar unter: www.ecmwf.int/en/about/suppliers Ad-hoc-Kommunikationskanal: Name: Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the communication and tender submission procedure. Tenderers must register their organsiation on the ECMWF's eProcurement Portal to be able to access the ITT documents and to be able to submit a response to the ITT. Registration is free and the process is managed by the portal provider. URL: procurement.ecmwf.int

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: procurement.ecmwf.int Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 31/07/2025 15:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 9 Monate Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungsdatum: 31/07/2025 15:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Ort: ECMWF's eProcurement Portal Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig Aufträge werden elektronisch erteilt: ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Finanzielle Vereinbarung: Please refer to Volume V of the ITT documents.

5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF) Informationen über die Überprüfungsfristen: Please refer to ECMWF's Procurement Debriefing and Review Procedure published at the ECMWF Suppliers webpage (https://www.ecmwf.int/en/about/suppliers ). Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF) Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF) Organisation, die Angebote bearbeitet: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)

8. Organisationen

8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF) Registrierungsnummer: n/a Postanschrift: Robert-Schuman-Platz 3 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53175 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland Kontaktperson: Procurement at ECMWF E-Mail: procurement@ecmwf.int Telefon: +44 118 949 9000 Profil des Erwerbers: procurement.ecmwf.int Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt Organisation, die Angebote bearbeitet

8.1 ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF) Registrierungsnummer: not applicable Postanschrift: Shinfield Park Stadt: Reading Postleitzahl: RG2 9AX Land: Vereinigtes Königreich Kontaktperson: Procurement at ECMWF E-Mail: procurement@ecmwf.int Telefon: +44 118 949 9000 Fax: +44 118 986 9450 Internetadresse: www.ecmwf.int Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): procurement.ecmwf.int Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0000 Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union Registrierungsnummer: PUBL Stadt: Luxembourg Postleitzahl: 2417 Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000) Land: Luxemburg E-Mail: ted@publications.europa.eu Telefon: +352 29291 Internetadresse: op.europa.eu Rollen dieser Organisation: TED eSender Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b095b0a7-73da-482b-bb07-69e92bbeddde - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/06/2025 13:28:20 (UTC) Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 384982-2025 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 113/2025 Datum der Veröffentlichung: 16/06/2025