Abschnitt I:

I.1) Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben

Sibille-Hartmann-Str. 2-8

50969 Köln

Telefon: +49 22136734050

Fax: +49 22136734664

E-Mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de

Internet: www.bafza.de

I.2) Gemeinsame Beschaffung

I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen

I.5) Haupttätigkeit(en) Andere Tätigkeit: Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben

Abschnitt II: Gegenstand

II.1) Umfang der Beschaffung

II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Scandienstleistung E-Akte BFD.

II.1.2) CPV-Code Hauptteil 79999100

II.1.3) Art des Auftrags Dienstleistungen

II.1.4) Kurze Beschreibung: Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA), Sibille-Hartmann-Str. 2 – 8, 50969 Köln, wurde 1973 als Bundesoberbehörde eingerichtet. Damals noch als Bundesamt für den Zivildienst (BAZ). Es gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ). Ab dem 1.1.2020 sind alle Behörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Zu diesem Zweck plant das BAFzA im Rahmen einer E-Akte, den Restbestand der Papierakten extern einscannen und digitalisieren zu lassen.

II.1.6) Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7) Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) Wert ohne MwSt.: 0,01 EUR

II.2) Beschreibung

II.2.1) Bezeichnung des Auftrags

II.2.2) Weitere(r) CPV-Code(s)

II.2.3) Erfüllungsort NUTS-Code: DEA23 Hauptort der Ausführung: Köln.

II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA), Sibille-Hartmann-Str. 2 – 8, 50969 Köln, wurde 1973 als Bundesoberbehörde eingerichtet. Damals noch als Bundesamt für den Zivildienst (BAZ). Es gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ). Das Bundesamt ist als selbstständige Bundesoberbehörde in vielen Themenbereichen tätig. Es werden neben der Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes zusätzlich zahlreiche Aufgaben im freiwilligen Engagement, in der Stärkung der Jugend, der Integration, der Extremismusbekämpfung sowie in der Unterstützung der älteren Generation erfüllt. Auch die Verwaltung verschiedener Programme aus dem Europäischen Sozialfonds, die Führung der Geschäftsstelle der Conterganstiftung oder die Bereitstellung des Hilfetelefons „Gewalt gegen Frauen“ gehören zu den Aufgaben des BAFzA. Weitere über diese Beschreibung hinausgehende Informationen zu den Aufgaben und der Organisation des BAFzA finden Sie im Internet unter www.bafza.de. Ab dem 1.1.2020 sind alle Behörden verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Zu diesem Zweck plant das BAFzA im Rahmen einer E-Akte, den Restbestand der Papierakten extern einscannen und digitalisieren zu lassen. Der Umfang beträgt ca. 380 000 Akten mit durchschnittlich 25 Blatt. Zum größten Teil handelt es sich um Seiten im Format DIN A4. In Einzelfällen, weit weniger als 1 % der Gesamtblattmenge, können auch andere Formate, z. B. Briefumschläge, Dienstausweise, Broschüren oder Notizzettel vorhanden sein.

Folgende Besonderheiten sind bei den Akten zu berücksichtigen: — Die Akten enthalten grundsätzlich Dokumente mit den Standardformaten DIN A4 und A5. Kleinere und größere Formate sind möglich. — Die Papierstärken variieren von 54 bis 190g/m2. — Es wird teilweise farbiges Papier verwendet. — Es wird Kontaktpapier verwendet. — Vereinzelt sind auch Urkunden mit Prägung und Schnur vorhanden. — Dokumente sind teilweise doppelseitig beschriftet (ca. 10 %). — Dokumente sind maschinen- und handschriftlich erstellt. — Auf den Dokumenten sind Kommentare, Vermerke, Mitzeichnungen, Stempel u. Ä. in unterschiedlichen Farben angebracht. — Einige Dokumente enthalten schraffierte Flächen mit oder ohne Text. Es wird darauf hingewiesen, dass die tatsächliche Aktenmenge sowohl nach unten als auch nach oben variieren kann (380 000 Akten sind ein Richtwert). Zu dem Auftrag gehört ebenso die Übermittlung der eingescannten Dokumente sowie die Entsorgung der Papierakten. Abgerechnet wird die tatsächlich erbrachte Leistung. Für die Abgabe eines Angebotes ist die Abforderung einer Akte beim Auftraggeber zwingend erforderlich. Für die Abforderung der Akte ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen ein Formschreiben beigefügt. Hin-und Rückversand der Akte erfolgt für den Bieter kostenfrei.

II.2.5) Zuschlagskriterien Qualitätskriterium - Name: Konzept / Gewichtung: 30 Preis - Gewichtung: 70

II.2.11) Angaben zu Optionen Optionen: nein

II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14) Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1) Beschreibung

IV.1.1) Verfahrensart Offenes Verfahren

IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion

IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2) Verwaltungsangaben

IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2017/S 145-299645

IV.2.8) Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9) Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe Bezeichnung des Auftrags: Scandienstleistung E-Akte BFD Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2) Auftragsvergabe

V.2.1) Tag des Vertragsabschlusses 07.11.2017

V.2.2) Angaben zu den Angeboten Anzahl der eingegangenen Angebote: 11 Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3) Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde Iron Mountain Hindenburgstr. 162 Hamburg 22297 Deutschland NUTS-Code: DE6 Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4) Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.) Gesamtwert des Auftrags/Loses: 0,01 EUR

V.2.5) Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3) Zusätzliche Angaben

VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes Villemombler Str. 76 Bonn 53123 Deutschland

VI.4.2) Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden. Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.

VI.4.4) Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung Tag: 21.11.2017