A.1 Verein zur Förderung regenerativer Energien e.V.

Herrn Friedhelm Wilbrand

Große Str. 13

49492 Westerkappeln

Tel: 05404 887-125, Fax: 05404 887-8125

E-Mail: Friedhelm.Wilbrand@westerkappeln.de

A.2 Sollten im Rahmen der Angebotserstellung maßnahmenbezogene oder verfahrensrechtliche Fragen entstehen, deren Beantwortung sich nicht aus den Vergabeunterlagen erschließt, können diese Fragen bis zum Ablauf der Angebotsfrist schriftlich zur Beantwortung an die Vergabestelle gestellt werden. Im Interesse der Bieterin/des Bieters müssen auftretende Fragen jedoch unverzüglich gestellt werden, damit den BieterInnen ausreichend Zeit bleibt, die Antworten bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen. Die Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

A.3 Fristen

Ende Angebotsfrist: 01. Juni 2012, 12:00 Uhr (Eingang) Eröffnungstermin: 01. Juni 2012, 12:00 Uhr Maßnahmenbeginn (voraussichtlich): 02. Juli 2012 Zuschlags- und Bindefrist: 16. Juli.2012 Der Zeitpunkt des Maßnahmenbeginn bzw. der Beauftragung ist abhängig von der Erteilung des Förderbescheides durch die LEADER-Bewilligungsstelle (Bezirksregierung Münster).

A.4 Inhalt und Form

Das Angebot ist in einem verschlossenem Umschlag abzugeben bzw. zu versenden. Anderenfalls wird das Angebot zwingend ausgeschlossen. Die Angebotsunterlagen sind so zu kennzeichnen, dass sie eindeutig zugeordnet werden können. Alle eingereichten Unterlagen sind fortlaufend zu nummerieren. Alle Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze, Stundenlöhne etc.) sind jeweils inklusive Umsatzsteuer in EURO anzugeben. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Es muss mit rechtsverbindlicher Unterschrift versehen sein. Alle Gespräche sowie der Schriftverkehr in Zusammenhang mit der Ausschreibung und Leistungsausführung werden in deutscher Sprache geführt. Auf elektronischem Wege übermittelte Angebote (Telefax, E-Mail etc.) sind nicht zugelassen. Die Bieterin/der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist an ihr/sein Angebot gebunden. Vorsätzliche unzutreffende Erklärungen des Bieters im Angebot führen zum Angebotsausschluss.

A.5 Losweise Vergabe: Eine Aufteilung in Lose ist nicht zulässig.

A.6 Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahme von Angeboten

Änderungen oder Berichtigungen der Angebote sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie sind bei der Angebotsstelle (siehe A.1) in einem entsprechend gekennzeichneten und verschlossenen Briefumschlag schriftlich einzureichen. Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist schriftlich zurückgezogen werden.

A.7 Entschädigung: Für die Bearbeitung der Vergabeunterlagen und die Erstellung des Angebotes wird keine Entschädigung gewährt.

A.8 Zuschlagserteilung und Vertragsschluss: Die Zuschlagserteilung erfolgt schriftlich. Angebote, denen bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde, sind als nicht berücksichtigt anzusehen.

A.9 Eignungsnachweise und mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen

Die nachfolgend geforderten Angaben und Erklärungen sind zur Beurteilung der Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde (Eignungsprüfung) der/des Bieterin/Bieters mit dem Angebot vorzulegen. Diese geforderten Angaben und Erklärungen müssen bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Bei Bietergemeinschaften führt die Nichteignung eines Mitglieds der Bietergemeinschaft zum Ausschluss der Bietergemeinschaft. Im Rahmen der Angebotsabgabe ist für die preisliche Bewertung des Angebotes, der Vordruck Teil D (Preisblatt inkl. Kostenkalkulation) vollständig ausgefüllt abzugeben. Fehlende oder unvollständige Unterlagen führen zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Prüfung und Wertung. 4

A.10 Bietergemeinschaften

Die Angebotsabgabe ist durch Einzelbieter und Bietergemeinschaften zulässig. Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen MitgliederInnen rechtsverbindliche unterschriebene Erklärung auf dem Formular C.2 (Bietererklärung) abzugeben,

? in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,

? in der alle MitgliederInnen mit postalischer Anschrift und unter Bezeichnung ihrer Vertretungsverhältnisse aufgeführt sind und ein/e von allen für die Durchführung des Vertrages gegenüber dem Auftraggeber bevollmächtigte/n VertreterIn bezeichnet ist,

? dass diese/r bevollmächtigte VertreterIn gegenüber dem Auftraggeber alle MitgliederInnen rechtsverbindlich vertritt,

? in der für alle MitgliederInnen die postalische Anschrift der/des Vertreterin/Vertreters gegenüber dem Auftraggeber angegeben wird, über die einheitlich der gesamte Schriftverkehr abgewickelt wird,

? dass alle MitgliederInnen für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften,

? in der eine Kontonummer bei einem näher bezeichneten Kreditinstitut angegeben ist, auf die sämtliche Zahlungen des Auftraggebers mit befreiender Wirkung für alle am Vertrag beteiligten Firmen bzw. Personen geleistet werden können.

Die Bildung oder Änderung von Bietergemeinschaften nach Angebotsabgabe sowie der nachträgliche Eintritt in eine Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhalten hat, sind nicht möglich.

A.11 Angaben zum Bieter / Allgemeine Eignungsnachweise

Die/der Bieterin/Bieter hat mit dem Angebot unter Verwendung der Vordrucke C.3 und C.4 allgemeine BieterInnenangaben sowie die hier weiter geforderten Eigenerklärungen zur Eignung abzugeben. Die Vordrucke C.3 und C.4 und D sind von jeweils allen MitgliederInnen der Bietergemeinschaft auszufüllen, zu unterschreiben und mit dem Angebot abzugeben. Sollte das Angebot in die engere Wahl kommen, müssen auf Verlangen des Auftraggebers die jeweils benannten Bestätigungen der Eigenerklärung innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung vorgelegt werden.

A.12 Nachprüfungsstelle

Nachprüfungsstelle ist der Kreis Steinfurt, Landrat.

Teil B Leistungsbeschreibung

B Rahmenbedingungen für die Maßnahmengestaltung und durchführung

B.1 Beschreibung der Maßnahme

Leistungsgegenstand ist die Erarbeitung von sechs Energiekonzepten. Diese sollen durch einen Handlungsleitfaden ergänzt werden, der die Umsetzungsstrukturen zusammenfasst und die Rahmenbedingungen beschreibt. Der Handlungsleitfaden soll dazu dienen, die gemachten Erfahrungen auf andere Kommunen zu übertragen. Es handelt sich hierbei um eine Maßnahme, die im Rahmen des LEADER-Programms gefördert wird. Ziel des Programms ist es innovative und nachhaltige Projekte für die Entwicklung des ländlichen Raums umzusetzen. Projektentwicklung Aufbauend auf einer bereits erfolgten Basisanalyse sollen kurz-, mittel- und langfristige Aktivitäten und Maßnahmen entwickelt werden, um die Gemeinden langfristig wirtschaftlich zu stärken und von Energieimporten unabhängig zu machen. Mit der Erarbeitung des Energiekonzeptes Tecklenburger Land sollen sowohl das Potential an erneuerbaren Energien zur Steigerung der der Energieeffizienz, als auch der energetische Bedarf in der Region eruiert und darauf aufbauend Maßnahmen zur Verringerung des Energiebedarfs, zur Verbesserung der Energieeffizienz sowie zum Ausbau der Erneuerbaren Energien herausgearbeitet werden. Im Fokus steht die Formulierung spezifischer Projekte, aufbauend auf der Erhebung technischer und wirtschaftlicher Potentiale, für die Handlungsfelder

? Energieeffizienz,

? Strombereitstellung,

? Wärmebereitstellung und

? Bereitstellung von Mobilität.

Der inhaltliche Schwerpunkt soll entsprechend auf der Entwicklung und Formulierung von Projekten liegen. Datenbeschaffung und Potentialanalyse Für die Gemeinden erfolgte bereits eine Grundlagenarbeit deren Ergebnisse in gemeindespezifischen Kommunalsteckbriefen einflossen. Die Kommunalsteckbriefe der betreffenden Gemeinden sind Teil der Ausschreibungsunterlagen. Aufbauend auf diesen Grundlagen sollen weitere Aktivitäten und Projekte entwickelt werden.

Ganzheitlichkeit Für die beteiligten sechs Kommunen sollen eigenständige, gemeindescharfe Energiekonzepte erarbeitet werden: Westerkappeln (11.200 EW), Lienen (8.600 EW), Mettingen (12.100 EW), Hopsten (7.600 EW), Recke (11.600 EW) und Hörstel (19.900 EW). Ergebnis sind sechs spezifische Energiekonzepte und ein Handlungsleitfaden. Die Daten sollen durch den Auftragnehmer in das CO2-Bilanzierungstool Eco-Region eingepflegt werden, so dass jede Kommune ihre CO2-Bilanz zukünftig fortschreiben kann. Die jeweiligen Datenquellen sind zu benennen Wissenschaftlicher Ansatz Es sollen Projekte formuliert werden, die zugleich im Rahmen der Konzepterstellung wissenschaftlich zu untersuchen und zu bewerten sind. Entwicklungspotentiale und technologische Möglichkeiten sind aufzuzeigen und Maßnahmen zur Implementierung darzustellen. Insbesondere soll das Innovationspotential bzw. die technologische Entwicklung wissenschaftlich betrachtet und Empfehlungen für die Schwerpunktsetzung auf Gemeindeebene gegeben werden. In diesem Zusammenhang soll die vertiefte Betrachtung in Form von studentischen Arbeiten erfolgen. Anwendungsorientierte Projekte mit technologischem Forschungsbedarf sollen entwickelt und wissenschaftlich fundierte, kommunalpolitische Technologieempfehlungen gegeben werden. Akteursbeteiligung. Die Akteursbeteiligung ist über eine enge Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Gemeinde, mit interessierten Bürgern, Vereinen und Gruppen z.B. über Workshops oder Interviews sicherzustellen. Dies hat spezifisch für jede Gemeinde zu erfolgen.

B.2 Beschreibung der Handlungsfelder. Folgende Bereiche sind zu erarbeiten:

a) Energieeffizienz: Es sollen die Möglichkeiten untersucht und mögliche Projekte entwickelt werden zur Verringerung des Energiebedarfs und Verbesserung der Energieeffizienz sowohl öffentlicher Liegenschaften als auch für Unternehmen inkl. Gewerbe, Handel, Dienstleistungen und private Haushalte.

b) Strombereitstellung: Es sollen die Möglichkeiten der Strombereitstellung aus erneuerbaren Energien systematisch untersucht werden, um daraus konkrete Projekte zu entwickeln, die dann umgesetzt werden können, u.a. für die Bereiche Windkraft, Biomasseanlagen, Wasserkraft und Photovoltaik.

c) Wärmebereitstellung: Es sollen alle Möglichkeiten in Betracht gezogen werden, die grundsätzlich in der jeweiligen Kommune möglich sind, bspw. Biogasanlagen, Holzhackschnitzelanlagen, Pelletanlagen, Solarthermie, Geothermie, und darauf aufbauend konkrete Projekte entwickelt werden.

d) Bereitstellung von Mobilität: Es sollen die Möglichkeiten untersucht und mögliche Projekte entwickelt werden. So sollen intelligente Mobilitätskonzepte, bei Einhaltung des Komforts, entwickelt werden, die durch die Entwicklung geeigneter Projekte realisiert werden können. Darüber hinaus soll die mögliche Entwicklung der E-Mobilität und die Möglichkeit des Einsatzes von Biokraftstoffen geprüft werden. Die zu entwickelnden Projekte sollen in den Handlungsfeldern beschrieben und skizziert werden (Zeitraum, Projektbeteiligte, Kosten, u.a.). Die methodische Vorgehensweise bei der Erstellung des Gesamtkonzeptes ist ebenso darzustellen wie der geschätzte Aufwand für Vorbereitung/ Einarbeitung und Ausarbeitung. Wünschenswert wären Kenntnisse der regionalen Gegebenheiten, Kenntnisse über die aktuelle technische Entwicklung sowie die Fähigkeit, die kurz- und mittelfristigen Perspektiven realistisch einzuschätzen.

B.3 Maßnahmendauer: Die Maßnahme sollte spätestens im März 2014 abgeschlossen sein.

B.4 Vertragsgrundlage

Vertragliche Grundlage sind die Allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL/B).

B.5 Organisatorische Angaben

Von der/dem AuftragnehmerIn ist ein/e verantwortliche/r AnsprechpartnerIn zu benennen. Änderungen sind von der/dem AuftragnehmerIn mitzuteilen. Die Energiekonzepte sind dem Auftraggeber nach Abschluss der Maßnahme in gedruckter Form und in PDF-Format zur Verfügung zu stellen. Ebenso sind die erhobenen Daten dem Auftraggeber als Excel-Datei zur Verfügung zu stellen. Informationstermine / Workshops mit den Akteuren vor Ort sind dem Auftraggeber unaufgefordert mitzuteilen. Die Führung von Teilnehmerlisten wird vorausgesetzt. Diese sind an den Auftraggeber weiterzuleiten.

B.6 Referenzen und Erfahrungen

Zur Beurteilung der Fachkunde der/des Bieterin/Bieters sind Referenzen für quantitativ und qualitativ vergleichbare/gleichartige Leistungen darzustellen. Die Referenzen müssen sich auf die/den Bieterinnen/Bieter beziehen. Hier sind insbesondere die Erfahrungen in den Bereichen Klimaschutz und Erneuerbare Energien sowie in der Konzepterarbeitung darzustellen. Hierzu ist der Vordruck C.5 auszufüllen und von jeder/jedem BieterIn bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft zu unterzeichnen.

B.7 Zahlungsmodalitäten

Die Zahlung erfolgt in Form von Raten, die abhängig von abgeschlossen Bausteinen bzw. Konzepten geleistet werden. Zehn Prozent der Auftragssumme wird als Vorabzahlung gewährleistet. Die Zahlung von jeweils 15 Prozent der Auftragssumme erfolgt nach Abschluss eines Konzeptes. Hierzu bestätigt die jeweilige Kommune dem Auftraggeber schriftlich, dass das jeweilige Konzept in der mit der Kommune abgestimmten Endfassung vorliegt. In diesem Zusammenhang sollte ein Zeitplan vorgelegt werden, der die Bearbeitungsdauer und den Umsetzungszeitpunkt der einzelnen Konzepte verdeutlicht.

B.8 Prüfung und Wertung der Angebote

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Wirtschaftlichkeit ergibt sich aus der Qualität des Angebotes und dem angebotenen Preis. Die Auswahl der/des Auftragnehmerin/Auftragnehmers erfolgt nach Bewertung der Angebote, wobei diese in vier Wertungsstufen unterteilt wird. Die erste Stufe beinhaltet die Formale Prüfung. Hier wird z.B. das Vorhandensein aller wesentlichen Unterlagen, Preisangaben und Unterschriften geprüft. Formal nicht korrekte Unterlagen werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Die zweite Wertungsstufe beinhaltet die Eignungsprüfung. Mit der Eignungsprüfung wird die zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen notwendige Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der/des Bieterin/Bieters geprüft. Das Ergebnis dieser Prüfung ergibt die Aussage, ob ein/e

B.9 BieterIn geeignet ist oder nicht. Hier werden keine Wertungspunkte vergeben. Es gibt keine mehr oder keine weniger geeigneten BieterIn. Die in den Verdingungsunterlagen formulierten Muss-Kriterien" (z.B. wissen-schaftlicher Ansatz) sind von der Bieterin/von dem Bieter auf jeden Fall zu erfüllen. Fachkunde hat die/der Bieterin/Bieter, wenn sie/er Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten nachweist, die für die Ausführung der zur vergebenden Leistung erforderlich sind. Leistungsfähigkeit liegt vor, wenn die/der Bieterin/Bieter über das zur fach- und fristgerechten Ausführung erforderliche Personal und Gerät verfügt und in der Lage ist, seine Verbindlichkeiten zu erfüllen. Zuverlässigkeit liegt vor, wenn die/der Bieterin/Bieter ihren/seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen ist und auf Grund der Erfüllung früherer Verträge eine einwandfreie Ausführung einschließlich der Gewährleistung erwarten lässt. Die dritte Wertungsstufe beinhaltet die Prüfung der Angemessenheit der Preise: In der 3. Stufe wird eine Prüfung der Angemessenheit der Preise durchgeführt. Wenn eine solche Prüfung der Preise ergibt, dass ein Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen ist, dann wird das betreffende Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Leistungen dürfen nur zu angemessenen Preisen vergeben werden. Als angemessen ist ein Preis anzusehen, der eine einwandfreie Leistung und ggf. Gewährleistung bei wirtschaftlicher und sparsamer Verwendung der Mittel erwarten lässt. Die vierte Wertungsstufe beinhaltet die Wirtschaftlichkeitsprüfung: In dieser Wertungsstufe werden die Angebote hinsichtlich der Leistung und des Preises anhand der vorab erstellten Bewertungsmatrix beurteilt. Zunächst werden in diesem Schritt die angebotenen Leistungen vergleichend unter Zuhilfenahme des vorab erstellten Bewertungsschemas beurteilt. Dabei werden je Kriterium die Angebote geprüft und bepunktet. Die vergebenen Punkte werden mit den festgelegten Gewichtungspunkten multipliziert. Die Ergebnisse werden addiert und ergeben je Angebot entsprechende Leistungspunkte. Entscheidungskriterium innerhalb dieser Gruppe ist die höchste Leistungspunktzahl beim Bewertungskriterium Inhalt im Bereich Projektformulierung. Die/der nach dieser Vorgehensweise wirtschaftlichste Bieter/Bieterin erhält den Zuschlag. Bei identischen Leistungspunktzahlen greift das preisgünstigere Angebot.