1. a) Friedrich-Schiller-Universität Jena

Straße, Hausnummer: Fürstengraben 1

Postleitzahl (PLZ): 07743

Ort: Jena

Telefon: +49 3641 9412223

E-Mail: vergabestelle@uni-jena.de

Internet-Adresse: www.uni-jena.de

b) Zuschlag erteilende Stelle

Wie Hauptauftraggeber siehe a).

2. Angaben zum Verfahren a) Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach UVgO b) Vertragsart Liefer- / Dienstleistungsauftrag c) Geschäftszeichen N-ÖA/2025-27

3. Angaben zu Angeboten a) Form der Angebote elektronisch ohne elektronische Signatur (Textform) mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel b) Fristen Ablauf der Angebotsfrist 23.04.2025 - 10:00 Uhr Ablauf der Bindefrist 14.05.2025 c) Sprache deutsch.

4. Angaben zu Vergabeunterlagen a) Vertraulichkeit Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter www.evergabe-online.de/tenderdetails.html b) Zugriff auf die Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt c) Zuständige Stelle Hauptauftraggeber siehe 1.a) d) Anforderungsfrist 23.04.2025 - 10:00 Uhr

5. Angaben zur Leistung a) Art und Umfang der Leistung Die Friedrich-Schiller-Universität Jena beabsichtigt für Ihre wissenschaftliche Tätigkeit den Abschluss eines (1) Vertrages über eine Zusammenarbeit für unser EXAEinführungsprojekt. b) CPV-Codes Hauptteil (1): Softwarepaket und Informationssysteme (48000000-8) c) Ort der Leistungserbringung Friedrich-Schiller-Universität Jena Dezernat 1 - Studierende Leutragraben 1 07743 Jena.

7. Zulassung von Nebenangeboten Nein.

10. Wesentliche Zahlungsbedingungen Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B).

11. Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen - Unternehmensdarstellung - Allgemeine Unternehmensdarstellung - Firmenname, Rechtsform, Umsatzsteuerident-Nr. - Anschrift (Hauptsitz/Niederlassungen/Sitz der Niederlassung, die den Auftraggeber betreuen würde) - Telefon-/Faxnummer und E-Mailadresse - Organisationsstruktur des Unternehmens, Geschäftsfelder/-zweige - Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Unternehmenshistorie etc. - Angaben zu den Umsätzen der letzte drei Jahre sowie den Umsätzen der im Rahmen der Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsfelder, ersatzweise Geschäftsberichte der letzten drei Jahre - Einen aktuellen (nicht älter als 6 Monate) Nachweis der Eintragung in das Handelsregister oder ein vergleichbares Register nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des EU-Mitgliedstaates, in dem das Unternehmen ansässig ist - Nachweis von mindestens 3 Referenzen in vergleichbarer Art und Größenord-nung in den vergangenen 3 Jahren mit Kurzbeschreibung und Kontaktdaten des Auftraggebers (die Referenzen dürfen nicht das Recht des Auftragsgebers aus-schließen oder einschränken weitere Informationen bei den Auftraggebern einzuholen). - Eigenerklärung zum Ausschreibungsverfahren (Anlage 4) - Eigenerklärung zur Eignung gemäß § 31 UVgO (Anlage 5) DE Formular — Auftragsbekanntmachung 4 - Verpflichtung zu Tariftreue, Mindestentgelt und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgG) (Anlage 6) - Verpflichtungen nach § 12 und § 15 ThürVgG - Nachunternehmereinsatz; § 17 ThürVgG - Kontrollen; § 18 ThürVgG - Sanktionen (Anlage 7) - Verpflichtung zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG) (Anlage 8) - Die Beratungsfirma muss seit mehreren Jahren im Beratungsgeschäft für Hochschulen tätig sein - Der Jahresumsatz der Beratungsfirma muss in den letzten 3 Jahren (2022-2024) mehr als 1 Mio. EUR jährlich betragen haben - Die Beratungsfirma muss mehrere Mitarbeitende im Bereich Hochschulwesen bzw. mit Kenntnissen zu HISinOne und HIS-GX-Produkten haben - Die Beratungsfirma ist seit mehreren Jahren nachweislich im Hochschulwesen tätig, hierbei insbesondere im Bereich IT-Systeme rund um das Management des Student-LifeCycles (Campus-Management) - Die Beratungsfirma verfügt nachweislich über mehrjährige Erfahrung bei der Implementierung des Campus-Management-Systems HISinOne der HIS eG - Die Mindestgröße der beratenen Hochschulen lag bei mehr als einer Hochschu-le bei über 10.000 Studierenden (und über 1.000 Mitarbeitenden) - Es wurde nachweislich mehr als eine Volluniversität bei der Einführung von HI-SinOne betreut - Es wurde nachweislich mehr als eine Volluniversität bei der HISinOne-EXA-Einführung betreut - Es wurde nachweislich mindestens eine Volluniversität betreut, die sowohl das EXAVeranstaltungs- als auch das EXA-Prüfungsmanagement eingeführt haben oder es einführen wollen - Mindestens eine Volluniversität wurde nachweislich bis einschließlich der HI-SinOneEXA-Produktivsetzung begleitet - Eine Beschreibung der Methodiken und Werkzeuge ist zwingend erforderlich, die der Anbieter in vergleichbaren Projekten erfolgreich eingesetzt hat, unter Anga-be, wie diese spezifisch im Rahmen unseres Projektes angewandt werden kön-nen, um HISinOne-EXA erfolgreich einführen zu können - Es müssen ausreichend Erfahrungswerte der HISinOne-EXA-Vorgänger (QIS-POS, POSGX, LSF) vorhanden sein. Es wird erwartet, dass der Anbieter Refe-renzen von früheren Auftraggebern vorlegt, die die qualitativen Aspekte der durchgeführten Arbeit bestätigen. Zudem sind relevante Zertifizierungen oder Auszeichnungen, die speziell die Kompetenz in dem geforderten Teilbereich un-terstreichen, einzureichen. Der Anbieter sollte detaillierte Informationen zu den Teammitgliedern bereitstellen, die am Projekt beteiligt wären, einschließlich ih-rer spezifischen Erfahrungen, Fähigkeiten und ihrer Rolle in früheren, ähnlichen Projekten. Kenntnisse sind dabei in folgenden Bereichen zwingend erforderlich: - HISinOne-Produktbereiche (zur Vermittlung der Zusammenhänge mit Bezug auf HISinOne-EXA): - SYS - PSV - APP - STU - HISinOne-EXA-Vorgänger (QIS-POS, POS-GX, LSF): - Abbildung von Prüfungsordnungen in POS-GX - fakultätsübergreifende Module - Unit-Modelle (Kopplung VM/PM) - QIS-POS-Kenntnisse: - Prüfungsanmeldung - Notenverbuchung - Zulassung zur Prüfung - Prüfungsplanung - LSF: - Modul(Veranstaltungs-)belegung - Platzvergaben/Verteilungsverfahren - Veranstaltungsmanagement - Raummanagement - Berichte & Bescheide über Systeme & Funktionalitäten hinweg - HISinOne-EXA: - Studiengangmanagement - Prüfungsmanagement - Veranstaltungsmanagement - Raum- & Gebäudemanagement - Praktikumsmanagement - Begleitung bei Migration - Überführung Unitmodell (Kopplung der Prüfungsordnungen an Veranstaltungen) - Aufbereitung der Altdaten vor der Migration - Abbildung der Prüfungsordnungen - Arbeit mit polyvalenten Prüfungen/Modulen - Modul(Veranstaltungs-)belegung - Prüfungsanmeldung/-zulassung - Notenverbuchung und -freigabe - Platzvergaben/Verteilungsverfahren - Kenntnisse in den Bereichen Operatives Reporting (EXA-OR) und Business Intel-ligence (BI) sind wünschenswert, aber keine zwingende Voraussetzung für die Vergabe - Kenntnisse im Bereich Abbildung und Auswertung von Lehrdeputaten bzw. zur Erstellung der Lehrdokumentation mit HISinOne-EXA sind wünschenswert, aber keine zwingende Voraussetzung für die Vergabe - Erfahrungen bei der Anbindung externer Systeme an HISinOne via Webservice zur Unterstützung des uniinternen IT-Teams müssen nachweislich vorhanden sein (mindestens 5 Beispiele für Schnittstellen nennen, bei denen via Webservice externe Systeme angebunden werden konnten). Kenntnisse zur Anbindung eines DokumentenManagement-Systems und/oder eines Enterprise-Ressource-Planning-Systems wären wünschenswert, sind aber keine zwingende Voraussetzung für die Vergabe

12. Zuschlagskriterien Der Zuschlag wird nach § 43 UVgO auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden ausschließlich die nachfolgenden Kriterien angesetzt: Die Eignungskriterien umfassen die nötigen Erfahrungswerte in der Beratung, die spezifischen fachlichen Anforderungen sowie die Unterstützung bei der Produktivsetzung von HISinOne-EXA. Zur Ermittlung der Punktsumme der Eignungskriterien müssen die Fragen in der Bewertungsmatrix (Anlage 2.1 Bewertungsmatrix) vollständig beantwor-tet und mit erforderlichen Nachweisen unterlegt werden. MUSS-Kriterien können in der Bewertung bis zu 12 Punkte erzielen, KANN-Kriterien bis maximal 6 Punkte. Wenn für alle Eignungskriterien der höchste Punktwert erzielt werden kann, dann sind bis maximal 180 Punkte zu erzielen Die Punktsumme der Eignungskriterien entsprechen dabei 40 % der Gesamtpunktzahl. Beim Preis wird der Nettopreis für eine Online-Beratungsstunde (60 Minuten) als relevantes Kriterium herangezogen, welches dem Angebot des Anbieters zu entnehmen ist. Der niedrigste Preis erhält die höchste Punktzahl (270 Punkte), das doppelte des niedrigsten Preises die niedrigste Punktzahl (0 Punkte), alle dazwischen liegenden Preise werden entsprechend der Relation der Differenz aus niedrigstem und höchstem Preis berechnet *. Die Punktsumme des Preises entspricht dabei 60 % der Gesamtpunktzahl. * Formel Punktberechnung Preis = (Höchster Preis - Preis laut Angebot) / (Höchster Preis - niedrigsten Preis) / Maximalpunktzahl (= 270) Die Gesamtpunktzahl berechnet sich aus der Summe der Punktzahl der Eignungskriterien und der Punktzahl des Preises. Der Anbieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

14. Sonstige Angaben Im Auftragsfall gelten die jeweils nach dem neuesten Stand herausgegebenen „Zusätzlichen Vertragsbedingungen für Lieferungen und Leistungen (ZVB)“ der FriedrichSchiller-Universität Jena. Zusätzlich gilt die VOL/B. Anderslautende Geschäfts-/Liefer- oder Zahlungsbedingungen sind dem Angebot nicht beizufügen. Das Verfahren unterliegt ferner dem ThürVgG. Es erfolgt eine Bieterinformation nach § 19 Abs. 1 ThürVgG. Auf die Möglichkeit der Beanstandung nach § 19 Abs. 2 ThürVgG und die entsprechenden Kostenfolgen nach § 19 Abs. 5 ThürVgG wird verwiesen (Zuständige Nachprüfungsbehörde: Thüringer Vergabekammer, Jorge-Semprún-Platz 4, 99423 Weimar). Es gilt deutsches Recht