1. Gemeinde Birkenwerder

16547 Birkenwerder

Hauptstraße 34

Telefon 03303 / 290 0 Fax 03303 / 290 200

E-Mail: info@birkenwerder.de

Internet: www.birkenwerder.de

2. Information über eine beabsichtigte Vergabe freiberuflicher Leistungen unterhalb des EU-Schwellenwertes

3. Kurzbezeichnung: Dienstleistungsvertrag GIS 2012

4. Die beabsichtigte Vergabe erfolgt unter Vorbehalt der Bereitstellung von entsprechenden Haushaltsmitteln im Jahr 2012.

5. Ort der Ausführung: überwiegende Vororterbringung

6. Leistungszeitraum:

unverzüglich mit Rechtswirksamkeit des Vertrages für eine Laufzeit von 1 Jahr mit Option auf Verlängerung für ein weiteres Jahr - es wird ein frühestmöglicher Leistungsbeginn angestrebt.

7. Dienstleistungskategorie (CPV): 7

8. Bezeichnung des Auftrags / Auftragsgegenstand:

9. Dienstleistungsvertrag mit den Inhalten, Prozessoptimierung, Prozessanpassung, Datenmodellierung sowie Wartung und Pflege im GIS-System „GajaMatrix“ für die Gemeindeverwaltung Birkenwerder.

10. Der Dienstleistungsvertrag enthält operativ abrufbare Leistungen, die sich auf die inhaltlichen und administrativen Belange des Datenprojektes und nicht auf die Software selbst beziehen. Im Rahmen des Dienstleistungsvertrages kann der Auftraggeber die Unterstützung des interdisziplinären Projektspezialisten-Teams des Auftragnehmers abrufen. Im Ergebnis der Dienstleistung ergeben sich beim Auftraggeber immer ein optimal administriertes Datenprojekt und gleichzeitig ein permanenter inhaltlicher Projektfortschritt. Auftragnehmerseits sind 2 Projektingenieure zu benennen, von denen immer mindestens einer während der Vertragslaufzeit für den Auftraggeber zur Verfügung steht. Die telefonische Erreichbarkeit dieser Projektingenieure muss während der üblichen Bürozeiten von 8.00 Uhr bis 16.00 Uhr gewährleistet sein. Falls Prozessoptimierungen oder -anpassungen vom Auftraggeber benötigt werden, muss der Auftragnehmer binnen von 3-4 Werktagen abrufbar sein. Leistungen die beim Auftraggeber zu erbringen sind (ca. 90% der Leistungszeit) sollen eine Abrufzeit von maximal vier Werktagen nicht überschreiten. Die kleinste Einheit für beim Auftraggeber zu erbringende Leistungen, soll auf ein halbes Tagwerk vereinbart werden. Die telefonische Erreichbarkeit und die Abrufvereinbarungen sichern den permanenten Projektfortschritt.

11. Art und voraussichtlicher Umfang der Leistung:

1. Abbildung und Anpassung weiterer Vorgänge und Verwaltungsprozesse mit Raumbezug (die bislang nicht im Einsatz sind) im vorhandenen GIS, ggf. auch in Zusammenarbeit mitdem Softwarehersteller des GIS Produktes (Vorhabenplanung), wie z.B. Abwicklung Straßenneubau Beitragsbescheidung BauGB + KAG Aufbruchgenehmigungen Sondernutzungsgenehmigung Beleuchtungskataster Gebäudedatenverwaltung Bauantragsverwaltung (Erteilung des gemeindlichen Einvernehmens etc.) Negativattest Verkehrszeichenverwaltung Allgemeine Beratungsleistungen im Bereich Geoinformationswesen, Geodateninfrastruktur und deren Förderung Die bereits vorhandenen Datenmodelle sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Verwaltungsvorschriften bedarfsgerecht anzupassen, Reports, Suchkriterien, Styles, Masken-Layouts in beliebigen Gaja®Matrix-Fachanwendungen sind zu individualisieren.

2. Hilfe beim Datenaustausch mit anderen Einrichtungen einschließlich Qualitätskontrolle sowie Validierung der für die Gemeinde erstellten Produkte auf Einhaltung des gemeindeeigenen Datenmodells.

3. Unterstützung der hausinternen Prozessoptimierung bei der Analyse der wesentlichen internen und externen Informationsverflechtungen, Untersuchung, Beurteilung und Anbindung vorhandener Fachdatenbanken und numerischer Programme an das zentrale Datenprojekt.

4. Mitarbeiterschulungen und -einweisung

Das zu erwartende Volumen beträgt ca. 70 Ingenieurtage á 8,0 Std/Tag und ca. 20 Technikertage á 8,0 Std/Tag pro Jahr.

12. Eignungsnachweise:

1. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Insolvenztatbeständen,

2. Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen wird,

3. Verpflichtung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Vereinbarung ist mit Angebotangabe einzureichen)

4. Nachweis über die technische und personelle Leistungsfähigkeit in Form einer aussagekräftigen Unternehmensdarstellung, insbesondere im GIS-Bereich, mit Benennung der Anzahl der Mitarbeiter/innen, die über die auftragsspezifischen Qualifikationen und Berufserfahrung verfügen,

5. Angaben zu Referenzprojekten aus den Jahren 2009-2011, bei denen in Art und Umfang vergleichbare Leistungen aus dem GIS-Bereich durchgeführt wurden, insbesondere mit der Software GajaMatrix, mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit, Auftragsinhalt sowie der öffentlichen und privaten Auftraggeber. Die Referenzen sind um Ansprechpartner und deren Kontaktdaten zu ergänzen.

6. nachgewiesene Erfahrung mit den Strukturen und Prozessen in Kommunen vergleichbarer Größe.

13. Priorität bei der Auswahl der geeigneten Bewerber haben die quantitative und qualitative Erfahrung mit vergleichbaren Projekten, auch in Bezug auf das vom Auftraggeber eingesetzte GIS-System.

14. Der Bewerber kann die Nachweise auch über eine direkt abrufbare Eintragung in ein allgemein zugängliches Präqualifikationsverzeichnis erbringen (Zertifikatscode bzw. Zertifikat als Kopie).

15. Sollten Sie Interesse an der Vergabe haben, bitten wir Sie, Ihre schriftliche Bewerbung bis 13.03.2012 in einem verschlossenen Umschlag mit dem Zusatz: GIS, Vergabestelle, zu Händen Frau Groth, bei der Gemeinde Birkenwerder einzureichen.

16. Ansprechpartner

Name: Gemeinde Birkenwerder, Zusatz Vergabestelle, zu Händen Frau Groth Straße Hauptstraße 34 PLZ, Ort 16547 Birkenwerder Telefon 03303 / 290 140 Fax 03303 / 290 200 E-Mail groth@birkenwerder.de Internet www.birkenwerder.de