Abschnitt I:

I.1) Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek)

TCI Partnerschaft von Rechtsanwälten Müller Schmidt mbB

Askanischer Platz 1

10963 Berlin

Telefon: +49 30200542-0

Fax: +49 30200542-11

E-Mail: vergabe@tcilaw.de

Internet: www.vdek.com

I.2) Gemeinsame Beschaffung

I.3) Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: Internet: www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0UDRL3/documents Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: Internet: www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0UDRL3

I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5) Haupttätigkeit(en) Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1) Umfang der Beschaffung

II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Digitalisierung von Papierakten inklusive Rechercheplattform Referenznummer der Bekanntmachung: vdek - EU - 160 - 2019

II.1.2) CPV-Code Hauptteil 79999100

II.1.3) Art des Auftrags Dienstleistungen

II.1.4) Kurze Beschreibung: Übernahme, Digitalisierung und Lagerung von Papierakten; Bereitstellung einer Rechercheplattform für die digitalisierten Akten; weitere zugehörige Dienstleistungen.

II.1.5) Geschätzter Gesamtwert

II.1.6) Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2) Beschreibung

II.2.1) Bezeichnung des Auftrags

II.2.2) Weitere(r) CPV-Code(s) 72000000 48311100 79995100

II.2.3) Erfüllungsort NUTS-Code: DE300 Hauptort der Ausführung: Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) Askanischer Platz 1 10963 Berlin sowie die 16 Standorte der vdek-Landesvertretungen Internet: www.vdek.com/ueber_uns/landesvertretungen.html

II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die Bereitstellung der Digitalisate in einer Rechercheplattform und zum Download für den Auftraggeber. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen: — Übernahme der Papierakten-Archivgut inkl. Einpacken (Bestand) Internet: www.dtvp.de/Satellite/protected/mandator/project/51297/entranceund Abholung von den 16+1 Standorten des AG, — Digitalisierung der Papierakte (Bestand) in PDF inkl. OCR-Erkennung und Elektronischer Signatur, — Bereitstellung einer Rechercheplattform und Datenhaltung für die digitalisierten Akte, — Bereitstellung der digitalisierten Akten über einen geregelten Datenaustausch, — Lagerung der Papierakten, — Vernichtung von Papierakten, — Löschung von digitalen Akten, — regelmäßige Nacherfassung von Papier-Ergänzungen (Ergänzungs-Akten), — regelmäßige Neuerfassung von Papierakten, — Ziehen einer Papierakte (Entnahme aus dem Archiv und Übersendung an den Auftraggeber), — Übernahme des Fremd-Bestandes digitalisierter Akten von einem anderen Dienstleister, — Übergabe der Papier- und digitalen Akten nach Vertragsende an den AG.

II.2.5) Zuschlagskriterien Die nachstehenden Kriterien Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession Laufzeit in Monaten: 48 Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja Beschreibung der Verlängerungen: Der Vertrag kann durch einseitige Erklärung des Auftraggebers zweimal um jeweils weitere 2 Jahre verlängert werden (Option). Der Auftraggeber muss die Option spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende ausüben.

II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11) Angaben zu Optionen Optionen: nein

II.2.12) Angaben zu elektronischen Katalogen

II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14) Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1) Teilnahmebedingungen

III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: E-1.1: Eigenerklärung der Bietergemeinschaft (nur für Bietergemeinschaften) E-1.2: Unternehmensbeschreibung E-1.3: Liste der für Eignungsleihe herangezogenen Nachunternehmer (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe) E-1.4: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahmeeiner Eignungsleihe) E-1.5: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB E-1.6: Berufs- oder Handelsregisterauszug

III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: E-1.7: Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (nicht älter als 6 Monate); E-1.8: Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme jeweils mindestens 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 3 Mio. EUR für Vermögensschäden je Schadensfall).

III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: E-2.1: Seit 1.1.2014 durchgeführte Digitalisierungsprojekte für Bestandsakten mit mindestens 60 000 Akten an mindestens 5 Standorten des Auftraggebers Mindestens 3 Referenzen; E-2.2: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für laufende Dokumentendigitalisierung mit einem Volumen von mindestens 100 000 Seiten pro Jahr Mindestens 3 Referenzen; E-2.3: Einsatz des angebotenen Recherchesystems bei Kunden mit mehr als 20 Nutzern Mindestens 2 Referenzen; E-2.4: Einsatz des angebotenen Datenaustauschs (SFTP-Server) Mindestens 2 Referenzen; E-2.5: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für das Rückgreifen auf eine Papierakte (Ziehen) durch den Auftraggeber Mindestens 2 Referenzen; E-2.6: Jahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren i. H. v. von jeweils mindestens 1 Mio. EUR; E-2.7: Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 Nachweis einer Zertifizierung zum Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Transport, Vernichtung/Entsorgung und Lagerung von Papier bzw. Datenträgern oder Papiermanagement, Archivlogistik. Alternativ den Nachweis eines Qualitätsmanagement-Systems, z. B. das QM-Handbuch; E-2.8: Zertifizierung nach DIN EN ISO 27001 Nachweis einer Zertifizierung zum Informationssicherheitsmanagement nach DIN EN ISO 27001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Archivierung. Alternativ den Nachweis eines Informationssicherheitsmanagement-Systems, z. B. das ISM-Handbuch; E-2.9: Zertifizierung nach DIN 66399 Nachweis einer Zertifizierung nach DIN 66399. Die DIN 66399 ist Industriestandard für die datenschutzgerechte und gesetzeskonforme Vernichtung von schutzwürdigen Unterlagen und Informationen.

III.1.5) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen

III.2) Bedingungen für den Auftrag

III.2.1) Angaben zu einem besonderen Berufsstand Beruf angeben: III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags Z-1.10: Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz; Z-1.11: Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen; Z-1.12: Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnorm; Z-1.13: Schutzerklärung zur Technologie des L. Ron Hubbard. Weitere Ausschlusskriterien gemäß Vergabeunterlagen

III.2.3) Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1) Beschreibung

IV.1.1) Verfahrensart Offenes Verfahren

IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

IV.1.5) Angaben zur Verhandlung

IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2) Verwaltungsangaben

IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag: 13.11.2019 Ortszeit: 12:00

IV.2.3) Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können Deutsch

IV.2.6) Bindefrist des Angebots Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30.06.2020

IV.2.7) Bedingungen für die Öffnung der Angebote Tag: 14.11.2019 Ortszeit: 00:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

VI.3) Zusätzliche Angaben Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0UDRL3

VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Vergabekammern des Bundes Villemombler Str. 76 Bonn 53123 Deutschland Telefon: +49 2289499-0 E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Fax: +49 2289499-163 Internet: www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

VI.4.2) Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB). Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen ebenfalls bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt die Vergabestelle dem Bewerber/Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann der Bewerber/Bieter nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

VI.4.4) Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung Tag: 01.10.2019