1. Region Köln/Bonn e.V.

Rheingasse 11

50676 Köln

2. Kontaktstelle für Fragen die Ausschreibung betreffend Region Köln/Bonn e.V. Herr Torsten Wolter Fragen zu der Ausschreibung werden nur schriftlich oder per Email bis zum 20. Februar 2013, 12.00Uhr an die Emailadresse ausschreibung@region-koeln-bonn.de zugelassen. Soweit die Beantwortung ergänzende und/oder berichtigende Angaben zu der Ausschreibung enthält, werden diese beantwortet und nach Ablauf der Rückfragefrist gesammelt als Ergänzung zu der Bekanntmachung veröffentlicht sowie denjenigen Bietern, die die Ausschreibungsunterlagen angefordert haben, bis einschließlich 22. Februar 2013 per Email zur Verfügung gestellt.

3. Kategorie der Dienstleistung

Der Region Köln/Bonn e.V. vergibt die Entwicklung seines Web2.0-Internetauftritts „Region Köln/Bonn Web2.0“ im Wege einer öffentlichen Ausschreibung gem. Vergabe- und Vertragsordnungen für Leistungen §3, Abs. 1 (VOL/A).

4. Art und Umfang der Leistung, Ort der Leistungserbringung

Der Region Köln/Bonn e.V. sucht einen erfahrenen und leistungsstarken Anbieter / eine Bietergemeinschaft im Bereich der Softwareentwicklung für die Entwicklung seines Web2.0- Auftritts zur Präsentation der Aktivitäten des Vereins und seiner Partner im Außen- und Binnenverhältnis. Ziel ist die Entwicklung eines innovativen und interaktiven Webauftritts als zentrales Kommunikations-, Koordinations- und Informationswerkzeug für die Akteure in der Region, um darüber die Zusammenarbeit und Vernetzung weiter zu verstärken. Die Website ist html-basiert und unter Ausschluss von Flash und auch für die Darstellung auf mobilen Endgeräten zu optimieren. Die Website wird frei zugänglich sein und Informationen zur der Region Köln/Bonn, der beteiligten Partner sowie Themen, Projekten, Events und aktuellen Meldungen enthalten. In einem geschützten Mitgliederbereich (Extranet) sind darüber hinaus detaillierte und interne Informationen für die zahlreichen Arbeitskreise und Gremien in der Region entsprechend der Berechtigung der Akteure bereitzustellen und die interaktive Bearbeitung von Dokumenten und deren Kommentierung in Blogs zur gewährleisten. Zu diesem Zwecke ist ein umfassendes und flexibel bedienbares Rechtesystem aufzubauen bzw. technisch zu unterstützen. Aktuell wird das Content Management System (CMS) Typo3 eingesetzt, der Einsatz eines alternativen CMS wird nicht ausgeschlossen. Der Content liegt in bestehenden und verpflichtend einzusetzenden Datenbanken vor, davon zum großen Teil georeferenziert. In den Datenbanken sind sowohl Texte, Graphiken, Mediendateien, Events, Points of Interest (POI’s) und Routes of Interest (ROI’s) enthalten, thematisch liegen Struktur-, Tourismus- sowie weitere Daten vor. Eine zusätzliche Projektdatenbank ist aufzubauen, Projekte sind georeferenziert darzustellen. In dem angestrebten Web2.0-Auftritt soll zudem ein umfassender Workflow zur zeitgemäßen Kooperation der Akteure der Region bereit gestellt werden. Bestehende technische Architekturkomponenten sind verpflichtend einzubinden. Neben den bestehenden Komponenten sind auch der Aufbau weiterer Datenbanken, z.B. Projektdatenbank, Eventdatenbank, und deren komfortable Einbindung in den Webauftritt vorgesehen. Diese können ggf. mit bestehenden Komponenten gekoppelt werden können bzw. auf diesen aufsetzen. Ein flexibles Geoinformations-/Kartentool soll es ermöglichen, sowohl eigene Daten als auch dezentral vorliegende Informationen einzubinden und gemeinsam sowie selektiv zu präsentieren. Die Erstellung und Bereitstellung eigener Layer ist vorgesehen und im CMS bzw. dem Kartetool zu gewährleisten. Die in unterschiedlichen Datenbanken vorliegenden Kontakte sind in einer Anwendung zur gemeinsamen Nutzung zusammenzuführen. Inhaltliche Befüllung, Pflege und Aktualisierung aller eingesetzten Module wird seitens des Region Köln/Bonn e.V. erfolgen.

5. Ort und Zeit der Leistungserbringung

Ort der Leistungserbringung ist das Projektgebiet des Region Köln/Bonn e.V., Sitz des Vereins ist Köln. Die zu erbringenden Leistungen sind in folgende Schritte unterteilt,

- Ablieferung der vollständigen Entwicklung inkl. aller beauftragten Module bis spätestens 27. September 2013 (KW 39),

- anschließend Content-Befüllung und umfassendes Testen durch Auftraggeber inkl. Erstellen Test- und Mängelliste bis spätestens 31. Oktober 2013 (KW 44)

- Bugfixing und Ablieferung der Vollversion bis spätestens 27. November 2013 (KW 48)

- offizielle Freischaltung durch den Vorstand des Region Köln/Bonn e.V. am 28. November 2013 (KW 48).

6. Teilnahmebedingungen

Für die Teilnahme an der Ausschreibung sind ausschließlich schriftliche Angebote zugelassen. Das schriftliche Angebot muss dazu folgende Unterlagen und Angaben erhalten:

- Eigendarstellung des Anbieters/ der Anbietergesellschaft

· Darstellung der Qualifikation der verantwortlichen Projekt-Mitarbeiter

- Darstellung von Erfahrungen, vergleichbaren Projekten und Entwicklungen,

· insbesondere zu den Punkten Web2.0, Workflow, Kartentool, Social Media Einbindung

· Digital beiliegend oder per Link auf eine Website maximal 5 Referenz-Projekte.

- Erläuterung zum Workflow

- Erläuterung zur Flexibilität und Modularität des CMS

- Erläuterung zum Kartentool

- Erläuterungen zur Einbindung vorhandener Komponenten

- Erläuterungen zur Projektdurchführung

- Aufgegliederter Preis (Gesamtpreis + Stückpreis) gemäß den oben genannten Posten inkl. aller anfallenden Nebenkosten.

- Angabe der Tagessätze für eventuelle, sich im Projektverlauf ergebende, abweichende / zusätzliche Aufträge.

- Beigefügte „Eigenerklärung des Bieters“ sowie weiterer Erklärungen gem. VOL. Das Fehlen einzelner Unterlagen kann zum förmlichen Ausschluss des eingereichten Angebotes führen.

7. Unterteilung in Lose: Die Unterteilung in Lose ist nicht vorgesehen.

8. Nebenangebote: Nebenangebote werden nicht zugelasssen.

9. Bietergemeinschaft / Nachunternehmer: Bietergemeinschaften sind zugelassen. Nachunternehmer sind grundsätzlich nicht zugelassen. Ausnahmen müssen angemeldet werden und bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Auftraggebers. Im Falle einer Bietergemeinschaft und/oder Nachunternehmer ist ein Anbieter zu benennen, der gesamtschuldnerisch und mit Vertretungsvollmacht handelt.

10. Sprache: Die Angebote, Rückfragen und sonstige Kommunikation im Rahmen der Ausschreibung sowie des Projekte erfolgt ausschließlich in Deutsch

11.Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweise auf maßgebliche Vorschriften. Es wird §17 VOL/B zugrunde gelegt.

12. Kosten

Für die Teilnahme an der Ausschreibung werden keine Kosten erstattet.

13. Sonstige Informationen

Weiterführende Informationen über Ziele und Inhalte des Vorhabens sowie ein detailliertes Leistungsverzeichnis sind in den Ausschreibungsunterlagen enthalten. Diese können beim Auftraggeber schriftlich oder per Email angefordert werden, die Bereitstellung erfolgt per Email.

14. Fristen und Hinweise zur Abgabe von Angeboten

Die Bieter können mit Datum der Bekanntmachung der Ausschreibung am 06. Februar 2013 die vollständigen Ausschreibungsunterlagen beim Auftraggeber per Email anfordern. Bis zum 20. Februar 2013 besteht die Möglichkeit schriftlich Rückfragen zum Angebot per EMail an ausschreibung@region-koeln-bonn.de und unter Angabe des Betreffs „Ausschreibung Region Köln/Bonn Web2.0“ zu stellen. Die Beantwortung der Rückfragen erfolgt bis zum 22. Februar 2013 gesammelt an alle Bieter per E-Mail. Die vollständigen Angebote und Bewerbungsunterlagen sind schriftlich fristwahrend und in zweifacher Form in einem verschlossenen und deutlich gekennzeichneten Umschlag einzureichen bis zum 08. März 2013, 12:00 Uhr an folgende Adresse: Region Köln/Bonn e.V. Stichwort: Vergabe Region Köln/Bonn Web2.0 Rheingasse 11 50676 Köln Verspätet eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt. Angebote, deren verspäteter Eingang nachweislich durch Umstände verursacht wurden, die außer aller Schuld des Bieters liegen, können berücksichtigt werden.

15. Hinweise zu nicht berücksichtigten Bietern

Ein Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Abschluss der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde (§ 19 VOL/A). Eine besondere Mitteilung ergeht hierzu nur dann, wenn der Bieter einen schriftlichen Antrag sowie einen adressierten Freiumschlag seinem Angebot beifügt.