1. Energiereferat der Stadt Frankfurt am Main

Adam-Riese-Straße 25

60327 Frankfurt am Main

Telefon:069 212-39478

Fax:069-212-39472

E-Mail: florian.unger@stadt-frankfurt.de.

2. Art der Leistung : Dienstleistung.

3. Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Durchführung der ÖKOPROFIT-Projektrunden 2019/2020 und 2020/2021.

4. Form des Verfahrens: formloses Bewerbungsverfahren vor freihändiger Vergabe.

5. Frist, bis zu der die Interessenbekundung eingegangen sein muss: Bewerbungsfrist: 24.09.2018 12:00 Uhr.

6. Leistungsbeschreibung

Art und Umfang des Auftragsgegenstandes : Die Stadt Frankfurt am Main möchte das Beratungsprogramm ÖKOPROFIT Frankfurt am Main im Zeitraum 2019/2020 und 2020/2021 (neunte und zehnte Projektrunde) fortführen und sucht hierfür einen Netzwerkmoderator und Berater für die fachliche Betreuung der Ökoprofitbetriebe in Frankfurt am Main. ÖKOPROFIT ist im Bereich des betrieblichen Umwelt- und Klimaschutzes ein seit dem Jahr 2007 in Frankfurt am Main etabliertes Kooperationsprojekt des Energiereferats der Stadt Frankfurt (Auftraggeber), Unternehmen und betrieblichen Einrichtungen, der Industrie- und Handelskammer Frankfurt und der Wirtschaftsförderung. Am ÖKOPROFIT-Programm beteiligen sich sowohl kleine als auch große Betriebe, produzierende Unternehmen, Dienstleistungsunternehmen, Handwerksbetriebe und soziale Einrichtungen. Neben dem Modul ÖKOPROFIT-Einsteiger wird auch der ÖKOPROFIT-Klub angeboten. Der ÖKOPROFIT-Klub ist seit April 2016 auch Bestandteil der Initiative Energieeffizienz-Netzwerk der Bundesregierung und der Wirtschaftsverbände. Die Anforderungen und Standards der Bundesinitiative sind im Rahmen der Umsetzung des ÖKOPROFIT-Klubs zu vom Auftragnehmer berücksichtigen. ÖKOPROFIT-Einsteigerprogramm Mit dem Einsteigerprogramm wird es Betrieben ermöglicht, ein Programm mit einer großen Bandbreite von Themen zum betrieblichen Umweltschutz zu durchlaufen. Über die Dauer von zwölf Monaten setzen sich die Teilnehmer in acht halbtägigen Workshops mit umwelt- und klimaschutzrelevanten Themen auseinander. Parallel stehen jedem Betrieb vier halbtägige Vor-Ort Beratungen zur Verfügung, bei denen die Ist-Situation ermittelt wird und Verbesserungsoptionen im Umweltbereich erarbeitet und umgesetzt werden. Ziele und Bestandteile des ÖKOPROFIT-Einsteigerprogramms: - Erarbeitung von Maßnahmen zur Verbesserung der betrieblichen Umweltleistung - Vermittlung von Informationen über rechtliche Anforderungen im Umweltbereich - Erfahrungsaustausch in einem lokalen Netzwerk - Vermittlung von Grundlagen zu Umwelt-, Energie- und Nachhaltigkeitsmanagementsystemen - Imagegewinn durch die Auszeichnung Ökoprofit-Betrieb Frankfurt am Main ÖKOPROFIT-Klub Für alle Betriebe, die das Einsteigerprogramm durchlaufen haben, wird der ÖKOPROFIT-Klub angeboten. Ziele und Elemente des ÖKOPROFIT-Klubs: - Umsetzung und Weiterentwicklung von Maßnahmen - Vermittlung von Informationen über geänderte rechtliche Anforderungen im Umweltbereich - Erfahrungsaustausch in einem lokalen Netzwerk - Vermittlung von Grundlagen zu Umwelt-, Energie- und Nachhaltigkeitsmanagementsystemen - Imagegewinn durch die Auszeichnung Ökoprofit-Betrieb Frankfurt am Main Das Engagement der Betriebe wird, am Ende jedes Projektdurchgangs, von der Stadt Frankfurt im Rahmen einer feierlichen Veranstaltung mit der Auszeichnung ÖKOPROFIT-Betrieb honoriert. I ÖKOPROFIT-Einsteigerprogramm 2019/2020, 2020/2021. 1. Akquisition der Betriebe Als Start für das Programm 2019/2020 ist das 2. oder 3. Quartal 2019 einzuplanen. Die Akquisition der Betriebe beginnt im 1. Quartal 2019. Eine Festlegung des Verlaufs ist aufgrund der Unsicherheit der Akquise nicht möglich. Die Akquisegespräche werden vom Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam wahrgenommen. Bei Bedarf vertreten sie sich gegenseitig. Für die Strukturierung der Unternehmensgewinnung ist durch den Auftragnehmer ein Akquisekonzept und Ablaufplan vorzulegen. Für die Adressierung potentieller Teilnehmer verfügt der Auftraggeber über einen Verteiler. Der Verteiler wird vom Auftragnehmer bei Bedarf um neue Kontakte erweitert. Der Unternehmensverteiler wird im Rahmen der Akquise durch den Auftragnehmer aktualisiert. Die Rechte am Verteiler liegen beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer schließt nach Zustimmung des Auftraggebers mit jedem interessierten Betrieb eine schriftliche Kooperationsvereinbarung ab. In der Vereinbarung wird festgelegt, welche Leistungen die Betriebe erhalten und welche Anforderungen die Betriebe erfüllen sollten. Die Abwicklung der Teilnahmegebühr erfolgt zwischen dem Auftragnehmer und den Betrieben. Ausgegangen wird von einer Plangröße von zehn Teilnehmern, die einen Eigenanteil von 35.000,- Euro (zzgl. MwSt.) entrichten. Der Median der betrieblichen Eigenanteile liegt bei 3.500 Euro (2016/2017: 3.500 Euro, 2014/2015: 3.500 Euro). Ergibt sich eine veränderte Verteilung der Größen, verändert sich das vom Auftraggeber zu leistende Entgelt an den Auftragnehmer. Liegt der Eigenanteil unter dem Schätzbetrag, erhöht sich die Zahlung des Differenzbetrags durch den Auftraggeber. Für die Angebotserstellung ist vom Auftragnehmer ein Abzug des Eigenanteils von der Angebotssumme vorzunehmen. 2. Vorbereitung und Durchführung der Teilnehmerworkshops Das Programm beinhaltet die Durchführung von acht halbtägigen Workshops. Mit der Teilnahme werden die Betriebe befähigt und sensibilisiert eine Bestandaufnahme im Umweltbereich durchzuführen (Themenbereiche vgl. Projektbroschüre 2016/2017). Die Durchführung der Teilnehmerworkshops umfasst folgende Aufgaben: a) Vorbereitung: Festlegung der Termine und Orte, Einladung der Betriebe und Kooperationspartner, Einladung externer Referenten. Die Ausrichtung der Workshops erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber. Das Projekt beginnt mit einer Auftaktveranstaltung und endet mit der Abschlussveranstaltung. b) Durchführung: Moderation, Vermittlung der Workshopinhalte an die Betriebe auf Basis der aktuellen ÖKOPROFIT-Arbeitsmaterialien und in Zusammenarbeit mit externen Referenten. Soweit durch Kooperationspartner kein adäquater Referent zur Verfügung steht, deckt der Auftragnehmer die Themen inhaltlich ab oder sucht in eigener Verantwortung nach einem kompetenten externen Referenten. c) Die Ergebnisse der Workshops werden protokolliert und mit dem Auftraggeber abgestimmt. d) Die Kosten für die Workshops umfassen nicht die Leistungen externer Referenten. Die Kosten der Workshops beinhalten keine Raummieten und Catering. Ziel ist es, die Workshops in alternierenden Räumen bei den Betrieben durchzuführen. Dieses Vorgehen ist mit den Betrieben abzustimmen. 3. Vor-Ort-Beratung der Betriebe Jeder Betrieb hat im Rahmen des Programms vier halbe Vor-Ort-Beratungstage zur Verfügung. Eine Ausnahme bilden Betriebe, die mit weniger als 20 Mitarbeitern, drei halbe Beratungstage erhalten. Der Auftragnehmer hat diesen Zeit- und Leistungsaufwand in seinem Angebot zu differenzieren. Die Betriebe werden individuell dahingehend beraten, in welchen Bereichen Ansätze für die Verbesserung der Rechtssicherheit, der Umweltentlastung und Kostensenkung bestehen. Dabei ist es das Ziel ein Umweltprogramm zu erstellen, mit dem herausgearbeitet wird, welche Maßnahmen ergriffen werden können. 4. Organisation und Vor- und Nachbereitung der Kommissionsprüfungen Das Engagement der Betriebe wird am Projektende, im Rahmen einer feierlichen Abschlussveranstaltung, mit der Auszeichnung ÖKOPROFIT-Betrieb Frankfurt am Main vom Auftraggeber honoriert. Die Betriebe dürfen die Auszeichnung zur Außendarstellung nutzen und ihre Umweltleistungen hervorheben. Durch den Auftragnehmer sind folgende Leistungen zu erbringen: a) Organisation der Termine. Der Auftragnehmer ist für die Aufstellung der Kommission zuständig. b) Aufbereitung und Bereitstellung der Unterlagen der Betriebe: abgestimmtes Umweltprogramm der Betriebe; vollständige Checkliste; Kennzahlen-Arbeitsblatt (2-1 o. ä.); Übersicht über noch offene Punkte. c) Teilnahme an den Betriebsbesuchen der Kommission d) Entwurf eines Kommissionsschreibens mit Nachforderungen nach dem jeweiligen Kommissionstermin e) Nachhalten von Punkten aus der Kommissionsprüfung und Prüfung der eingereichten Unterlagen; f) Nach Defizitbereinigung, Übermittlung aller Unterlagen zur Dokumentation an den Auftraggeber. II. ÖKOPROFIT-Klub 2019/2020, 2020/2021. 1. Akquisition der Betriebe Es sollten möglichst viele Betriebe des bisherigen ÖKOPROFIT-Klubs und des Einsteigerprogramms für den zukünftigen Klub gewonnen werden. Der Klub ist parallel zum Einsteigerprojekt zu starten. Zum Abschluss der Akquise schließt der Auftragnehmer die Verträge mit den Betrieben. Die Abwicklung der Teilnahmegebühr erfolgt direkt zwischen dem Auftragnehmer und den Betrieben. Ausgegangen wird für die Projektrunde 2019/2010 mit insgesamt 25 Teilnehmern, die einen Eigenanteil von 33.200,- Euro (zzgl. MwSt.) entrichten. Der durchschnittliche Eigenanteil liegt bei ca. 1.350 Euro pro Betrieb. Für die Projektrunde 2020/2021 wird mit insgesamt 27 Teilnehmern kalkuliert. Bei der Angebotserstellung ist durch den Auftragnehmer ein Abzug des kalkulierten Eigenanteils von der Angebotssumme vorzunehmen. 2. Vorbereitung und Durchführung der Workshops Über den 12-monatigen Projektverlauf verteilt, finden 4-halbtägige Workshops statt. Die Workshops sind so zu konzipieren, dass Raum für die Vermittlung neuer Inhalte als auch zum Erfahrungsaustausch besteht. Darüber hinaus sollen die Workshops auch organisatorische Schwerpunkte (u. a. Datenerhebung, Maßnahmenentwicklung) beinhalten. Auf Grund der Anerkennung des Klubs als Energieeffizienz-Netzwerk ist den Anforderungen dieser Initiative im Rahmen der Workshops Rechnung zu tragen. 3. Vor-Ort-Beratung der Betriebe Jeder Betrieb erhält im Rahmen des Klubs einen halbtägigen Vor-Ort-Beratungstag. Dieser Termin kann genutzt werden, die Umsetzung der Inhalte der Workshops umzusetzen und Maßnahmen fortzuschreiben. Für die Betreuung der Betriebe ist darauf zu achten, dass bereits begonnene Maßnahmen fortgeführt und von den Betrieben auch neue Maßnahmen geprüft werden. Hierbei sind die Betriebe vom Auftragnehmer dahin zu beraten, dass eine Teilnahme nur sinnvoll ist, wenn der Betrieb auch kontinuierlich an der Verbesserung seiner Umweltleistung arbeitet. Die Mitgliedschaft im Klub stellt keinen Selbstzweck dar. 4. Vor- und Nachbereitung der ÖKOPROFIT-Kommissionsprüfung Betriebe die zum ersten, vierten bzw. siebten Mal usw. am Klub teilnehmen, werden im Rahmen eines Kommissionstermins vor Ort-geprüft. Bei Betrieben die zum zweiten, dritten, fünften, sechsten oder achten Mal teilgenommen haben, erfolgt eine Vorprüfung durch den Berater und eine Dokumentenprüfung. Durch den Auftragnehmer werden folgende Leistungen erbracht: a) Organisation der Kommissionstermine und Dokumentenprüfung jedes Teilnehmers b) Aufbereitung folgender Unterlagen: Freigegebenes Umweltprogramm für die Broschüre inkl. Zuordnung zu Handlungsfeldern; Checkliste; Kennzahlen-Arbeitsblatt (2-1 o.ä.); Übersicht über die ggf. offene Punkte c) Teilnahme an den Betriebsbesuchen der Kommission d) Entwurf eines Kommissionsschreibens mit eventuellen Nachforderungen innerhalb von drei Tagen e) Nachhalten für die Umsetzung offener Punkte im Rahmen der vereinbarten Fristen f) Führung einer Gesamtübersicht zur Defizitbeseitigung und Übermittlung an den Auftraggeber Ausgegangen wird für die Projektrunde 2019/2020 von 15 Klub-Betrieben, die einer Kommissionprüfung unterliegen. Für die Projektrunde 2020/2021 kann über die Anzahl der Kommissionstermin noch keine genaue Angabe getroffen werden. In der Regel variiert die Anzahl der Termin nur unerheblich. III. Organisation, Monitoring, Ergebnisbroschüren. 1. Betriebe die zum ersten, vierten bzw. siebten Mal usw. am Klub teilnehmen, werden durch die Kommission vor Ort geprüft. Bei Betrieben die zum zweiten, dritten, fünften, sechsten Mal am Klub teilgenommen haben, erfolgt eine Vorprüfung durch den Berater und eine Dokumentenprüfung durch die Kommission. 2. Im Rahmen eines Projektmonitorings sind auf Grundlage der betrieblichen Maßnahmen (aus Umweltprogramm bzw. Zahlenvordruck) und der Gesamtverbräuche pro Betrieb und Jahr, die Gesamteinsparungen pro Durchgang sowie die Veränderungen zum Vorjahr zu ermitteln. Diese sind auch kumuliert für mehrere Projektdurchgänge abzubilden. Relevant sind diese Daten für das Monitoring im Rahmen der Initiative Energieeffizienz-Netzwerke und die Klimaschutzberichterstattung des Auftraggebers. 3. In der Ergebnisbroschüre werden das Projekt, die Ergebnisse, die Kooperationspartner, die Betriebe und ihre Umweltleistungen und Umweltprogramme (pro Betrieb eine Seite) dargestellt. Die Ergebnisdarstellung muss den Anforderungen an das Monitoring im Rahmen der Initiative Energieeffizienz-Netzwerke genügen. Folgende Leistungen sind von dem Auftragnehmer zu erbringen: Vorarbeiten: Die Vorarbeiten sind bis zum vorletzten Workshoptermin abzuschließen - Konzept- und Zeitplanung in Absprache mit dem Auftraggeber - Festlegung der betrieblichen Ansprechpartner - Konzeption der Seitenaufteilung, ggf. Aktualisierung für nicht ausgezeichnete Teilnehmer - Verbindliche Terminplanung für die Erstellung und Verantwortung für die Termineinhaltung - Beauftragung eines Grafikers - Abfrage Auflagenhöhe bei den Betrieben Beschaffung: Das Anschreiben an die Betriebe mit den Abfragen ergeht durch den Auftragnehmer. Darüber hinaus umfasst die Phase, neben der Sammlung aller Unterlagen, deren Prüfung auf Vollständigkeit, Verwendbarkeit der Datenqualität sowie Plausibilität und eventuelle Nachforderungen - Anschreiben an die Betriebe mit der Abfrage und den Rückmeldefristen per E-Mail - Erstellen einer Checkliste für Nachforderungen - Sicherstellen, dass die abgestimmten Zahlen von den Beratern zentral vorliegen - Empfang und Archievierung der Texte, Kontaktdaten, Logos, Bilder von den Betrieben - Überwachung der Eingänge bis zur Rückmeldefrist und Erinnerung an den Fristablauf - Nach Eingang der Unterlagen Prüfung und ggf. Nachforderung. Texterstellung: Die Phase der Texterstellung verläuft parallel zur Beschaffungsphase. - Erstellung der Texte: Inhaltverzeichnis, Allgemein, Ablaufseite, Ergebnisseite, Unternehmensseiten - Vor Weitergabe ist die Übereinstimmung der Firmierung/Logos auf Unternehmensseite zu prüfen Auswertung: Die Auswertung der Ergebnisse / Anlage des Ergebnisteils Auswertung und Plausibilitätsprüfung der Zahlen: Einsparungen nach Betriebsgröße, Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen, Ergebnisse in den Handlungsfeldern, Auswertung Gesamtergebnis, Gegenüberstellung der Ergebnisse seit Projektstart. Darstellung ist mit dem Auftraggeber abzustimmen Layout: Die Dateien werden nach Absprache mit dem Auftraggeber an den Grafiker weitergeleitet. 1. Versand aller beim Auftragnehmer vorliegen-den Unterlagen (Texte, Bilder) zum Grafiker. 2. Erstprüfung der Seiten auf Vollständigkeit und Satz, ggf. Rückmeldung an Grafiker. 3. Überprüfte Firmenseiten an den Auftraggeber Korrektur. 1. Korrekturlesen der Firmenseiten und ggf. Rückmeldung an Grafiker. 2. Versand der Firmenseiten an die Betriebe zur abschließenden Freigabe. 3. Endredaktion der Broschüre Leistung des Grafikers: Erstellung der Druckvorlage der Broschüre mit einem Umfang von ca. 31 Unternehmen. Hierbei handelt es sich um eine Abschätzung. Die genaue Anzahl der Unternehmensseiten ergibt sich auf Grundlage der Abfrage bei den Betrieben. Für 2020/2021 gehen wir von einem Umfang von 32 Unternehmensseiten aus. Übermittlung der Druckvorlage an die Druckerei und an den Auftraggeber Erstellung einer PDF-Version für Online-Veröffentlichung mit hinreichender Bildoptimierung. Der Druck ist nicht Bestandteil der darzulegenden Leistungen. Der Druck wird vom Auftragnehmer koordiniert. Die Endredaktion liegt beim Auftraggeber. Die Druckkosten werden auf die Betriebe umgelegt. Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) Hauptgegenstand: 71314000 Dienstleistungen im Energiebereich Ergänzende Gegenstände: Ort der Ausführung / Erbringung der Leistung : Adam-Riese-Straße 25, 60327 Frankfurt am Main NUTS-Code : DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt Zeitraum der Ausführung : vom 01.01.2019 bis 31.12.2021.

7. Bewerbungsbedingungen: - Erfahrung bei der Durchführung von ÖKOPROFIT oder vergleichbaren Netzwerkprogrammen - Referecen über Beratungserfahrungen von Unternehmen im Umweltbereich (Unterstützung bei der Durchführung von Energieaudits, Einführung Energiemanagement und Umweltmanagmentsystemen) - Nachweisliche Erfahrung bei der Moderation von Gruppenprozessen und Netzwerken.

8. Zuschlagskriterien Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis bewertet auf der Grundlage von Preis/Kosten und den nachstehenden Kriterien (Preis/Kosten und Zuschlagskriterien sollten nach Ihrer Gewichtung oder in absteigender Reihenfolge ihrer Bedeutung angegeben werden, wenn eine Gewichtung nachweislich nicht möglich ist) Kriterium Gewichtung 1 --.

9. Beschränkung der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Teilnahme aufgefordert werden sollen: mindestens (soweit geeignet) :5 / ,höchstens 7 Anzahl gesetzte Bieter 1.

10. Auskünfte erteilt: siehe unter 1.

11.

12. Sonstige Angaben: - Rechtliche Forderungen oder Ansprüche auf Ausführung der Maßnahme oder finanzielle Mittel seitens der Bewerber bestehen mit der Teilnahme am Interessenbekundungsverfahren nicht. Die Teilnahme ist unverbindlich. Mit dem Interessenbekundungsverfahren ist keine Verpflichtung zur Eröffnung eines Vergabeverfahrens und eine spätere Vergabe verbunden. Eine Erstattung der Kosten, die den Bewerbern d.d. Bearbeitung entstehen, ist ausgeschlossen. Weitergehende rechtlich schutzwürdige Interessen der am Interessenbekundungsverfahren teilnehmenden Bewerber bestehen nicht. - Aufgrund fehlender Rechtswirkung hat ein Bewerber auch keinen Anspruch auf Mitteilung der Ausschlussgründe. Das Absageschreiben muss somit keine dezidierte Angabe von Gründen enthalten und weicht deshalb von den strengen Anforderungen eines Teilnahmewettbewerbs ab. - Interessensbekundungen sind in einem verschlossenen Umschlag in deutscher Sprache, unterschrieben und als Teilnahme/Interessensbekundung für das Projekt n. n. zu kennzeichnen und bei der o. g. Kontaktstelle einzureichen. Für die Wahrung der Frist kommt es auf den Eingang bei dieser an. Etwaige Fragen zum Interessenbekundungsverfahren sind grundsätzlich schriftlich oder in elektronischer Form an die oben bezeichnete Kontaktstelle zu richten.